” زمان آن چیزی است که همواره بیشتر از آن میخواهیم اما اغلب بدترین استفاده را از آن میبریم”.ویلیام پن 

آنچه که به طور معمول از مدیران پروژه انتظار میرود این است که استاد زمان باشند.امام با این حال اغلب احساس می شود که مدیر پروژه ،هرگز فرصت کافی برای رسیدگی به تمام امور محوله را ندارد. از جمله برخی از مسئولیت های مدیران پروژه ها در طول پروژه ها عبارتند از :

 جلسات و پیگیری اقدامات

برنامه ریزی و بازیابی

تیم سازی و رهبری

تعامل مشتری و ذینفع

این لیست از وظایف میتواند برای هر مدیر پروژه بسیار طولانی تر باشد (بسته به نوع، ابعاد و پارامترهای دیگر از پروژه) به طورمثال تهیه برخی از گزارشات نیز برعهده مدیران پروژه می باشد از جمله گزارشهای تجزیه و تحلیل بودجه،گزارشهای زمان بندی منابع، گزارشات مربوط به خطرات و ریسک های پروژه ومواردی از این قبیل. همچنین پوشش دهی اخبار پروژه ها در رسانه های اجتماعی نیز برعهده دفتر مدیریت پروژه و مدیران پروژه ها است.

طبق گفته موسسه مدیریت پروژه، مدیریت زمان یکی از شش کارکرد اصلی مدیریت پروژه است.

مدیریت عالی زمان نیاز به برنامه ریزی دقیق ، نظارت و کنترل کلیه فعالیت های یک پروژه را دارد تا وضعیت واقعی پروژه قابل درک باشد و بتوانیم اقدامات مربوطه را برای تعدیل هرگونه مشکل یا نقص انجام دهیم.

در اینجا با چالشی مواجه میشویم و آن این است: مادامی که هر مدیر پروژه باید مرتباً فرآیندهای اشتراک اطلاعات و ابزارهای ارتباطی را به روز کند، انتظارات فراوان ذینفعان پروژه از وی میتواند منجر به تحقق قانون کوهن شود.

قانون کوهن

هرچه زمان بیشتری برای گزارش دادن درباره آنچه انجام میدهید صرف کنید، زمان کمتری برای انجام هرکاری خواهید داشت . ثبات زمانی حاصل می شود که تمام وقت خود را صرف گزارش دادن در مورد کاری کنید که انجام میدهید

در ادامه به یکی از روشهایی که با بهبود مدیریت زمان، باعث افزایش در سرعت فرآیند گزارش دهی در پروژه ها میشود اشاره میکنیم :

گام اول: خود را در موقعیت واگذاری قرار دهید.

تفیض اختیار زمانی صورت میگیرد که شما مسئولیت انجام فعالیتی خاص را به شخص مشخصی میسپارید. این فعالیت میتواند مانند تغییر در دپارتمان آموزشی یک شرکت بزرگ یا مانند بردن نامه به اداره پست، کوچک باشد. آنچه که که مهم است بزرگی یا کوچکی فعالیت نیست بلکه وجود فردی جهت محول کردن کار به او میباشد.

لازم نیست که شما عده زیادی از افراد را در خدمت داشته باشید، بلکه شما نیاز به سازمانی متشکل از افراد مناسب جهت واگذاری مسئولیت ها دارید. شما میتوانید گزارشهای پیشرفت فعالیتها را مستقیماً از این افراد دریافت کنید یا میتوانید گروهی متشکل از افراد سازمان را تشکیل دهید که بتوانند گزارشهای قابل اعتمادی به شما ارائه دهند. صرف نظر از آنچه در بالا گفته شد، اگر میخواهید کار بیشتری در مدت زمانی که در اختیار دارید انجام شود، میبایست در موقعیتی قرار بگیرید که انجام فعالیت ها را به دیگران بسپارید.

گام دوم: از نظر ذهنی آماده شوید.

در مرحله دوم شما نیاز دارید از نظر ذهنی این واقعیت را بپذیرید که شما نیاز به واگذاری کارها به دیگران دارید. در اغلب موارد افراد به دلایل مختلف از واگذاری کارها به دیگران اجتناب میکنند.

ممکن است فکر کنید زمانی که جهت توضیح روند اجرایی به دیگران نیاز دارید بیشتر از زمانی است که فعالیت را به تنهایی انجام دهید یا گمان میکنید در حال حاضر افراد تیم شما به میزان کافی فعالیت و کار جهت انجام دادن دارند و ظرفیتی جهت افزایش کار در برنامه آنها نمیباشد.

تا زمانی که فکر کنید دیگران نمیتوانند مانند شما کارها را به سرعت و بی نقص انجام دهند نمیتوانید به عنوان مدیر پروژه در کار خود رشد و ارتقا پیدا کنید. شاید این کار برای بار اول اندکی سخت به نظر برسد ولی شما از مشاهده اینکه چقدر کارها راحت تر میشوند شگفت زده خواهید شد و حتی ممکن است از دیدن اینکه دیگران میتوانند بهتر از شما کار را انجام دهند خوشحال شوید.

گام سوم: فهرست کارهای روزانه خود را تهیه کنید.

گام بعدی قراردادن فهرست کارهای روزانه خود در کنار یکدیگر است. زمانی را به تهیه فهرست کاملی از کارهای روزانه خود اختصاص دهید.

بهترین روش برای این منظور خالی کردن سطح میز کارتان از وسایل غیر ضروری و گذاشتن یک برگ کاغذ به همراه خودکار مورد علاقه تان بر روی میز میباشد. شروع کنید به فکر کردن در مورد تمام کارهایی که می بایست انجام دهید.

نیازی به ترتیب خاصی در لیست نیست، هر فعالیتی که مرتبط با پروژه باشد (مانند به روز کردن گزارش وضعیت پروژه) یا هر کار دیگری (مانند تکمیل فرم ثبت نام بیمه) میتواند در این لیست جای بگیرد.

اجازه دهید همه چیز بر روی این برگه نوشته شود. شما میتوانید این لیست را به تنهایی یا با مشاوره و اجرای جلسات متعدد با متخصصان تهیه کنید، قطعاً شما با فهمیدن اینکه چه تعداد فعالیت در انتظار میباشند تا شما آنها را انجام دهید خوشحال خواهید شد.

گام چهارم: لیست خود را جمع آوری کنید.

شما فهرست بلندی خواهید داشت. حتما از دیدن این همه کار جهت انجام دادن در لیست شگفت زده خواهید شد. برخی از این کارها بسیار مهم میباشند اما برخی دیگر شاید اکنون، به نظر بیهوده بیایند.

لیست موجود را بررسی کنید و تا جای امکان کارهای قابل حذف را از لیست خط بزنید. ممکن است در لیست شما آیتم هایی باشند که بیشتر از ماهها است که در بالای لیست شما قرار گرفته اند. سعی کنید از شر آنها خلاص شوید. برخی آیتمها هستند که در گذشته گمان میکردید مهم هستند ولی اکنون فقط بی اهمیت به نظر میرسند، پس آنها را خط بزنید. حالا شما یک لیست پاکسازی شده و قابل کنترل از فعالیتها دارید که با حذف آیتمهایی که تنها شما میتوانید آنها را انجام دهید کوتاهتر نیز شده است. در این مرحله میتوانید انجام فعالیتها را به دیگران بسپارید.

گام 5: واگذاری را آغاز کنید.

لیست خود را که در حال حاضر مرتب شده است بردارید و به سراغ افراد تیم بروید. اجازه دهید افراد تیم از روند تهیه لیست و نیازتان به کمک آنها آگاه شوند.

شما نیاز دارید بر روی فعالیتهایی که در حوزه تخصصی شما هستند تمرکز کنید.(جایی که شما میتوانید بیشترین تاثیر را بر روی کل تیم داشته باشید). در ادامه میتوانید فعالیتهایی که باقی مانده اند را در لیست خود بیابید و آنها را بین افراد تیم توزیع کنید. تیم شما از تقاضایتان برای کمک و یافتن فعالیت های مهم که باید سریع انجام شوند، قدردانی خواهد نمود.