رهبر یا مدیر پروژه در زنجیره مدیریت پروژه نقشی حیاتی ایفا میکند. بسته به توانایی مدیر پروژه در مدیریت تیم و پیش بینی مشکلات احتمالی از لحظه شکلگیری پروژه تا لحظه تحویل آن، یک پروژه میتواند با موفقیت به انجام برسد و یا محکوم به شکست شود.
مسلماً نیاز هر سازمانی متفاوت است و بهترین روش و راهکار برای هر سازمان نیز، همانند پروژههایی که بر آن نظارت دارند، متفاوت است. ولی با این وجود، هر رهبر پروژهای باید 6 نکته اساسی زیر را انجام دهد.
-
توانایی به عهده گرفتن مسئولیت رهبری
داشتن توانایی رهبری خوب در هنگام رهبری یک تیم یا یک پروژه، امری است حیاتی. با هدایت و رهبری موفقیتآمیز و انگیزه دادن به همکارانتان، شما میتوانید به پیشروی یک پروژه و به سرانجام رساندن آن کمک کنید. رهبران موفق با در ارتباط بودن با همکاران خود و کمک به کارکنانشان در درک مدیریت پروژه حیاتی، محیط کاری بهینه میسازند. کارمندان هنگامی که حس کنند در تیم خود تاثیر بسزایی دارند، به طور موثرتری در غالب یک واحد عمل خواهند کرد. با درک بهتر چگونگی تخصیص مسئولیتها، ارائه توصیههای سودمند، تعیین اهداف پروژه و ارزیابی عملکرد گروه، شما میتوانید به کارکنانتان حس مفید بودن بدهید. دستاوردها و موفقیتهای اعضای تیم خود را تمجید کنید تا به ایشان نشان دهید که چه قدر وجودشان در موفقیت شما تاثیرگذار است. با گنجاندن این عناصر در سبک رهبری خود، میتوانید به مدیر پروژهای خوب تبدیل شوید که در دیگران ایجاد انگیزه میکند.
-
به کارگیری شکست کار
مجبور نیستید همه چیز را به تنهایی حل کنید. شما میتوانید با جمع کردن چند نفر از اعضای کارگروه خود، از آنها در رابطه با نقاط عطف، اهداف و مسائل احتمالی پروژه همفکری بگیرید. این گونه، طرح پروژهای که خواهید زد، بسیار دقیقتر خواهد بود. همه چیز را ساده پیش ببرید و از حاشیهپردازی خودداری کنید: به سادگی میتوانید در اثر حجم زیاد اطلاعات، دچار سردرگمی شوید. ولی همیشه به خاطر داشته باشید که طرح پروژه شما باید به پروژه در سطح کلی بنگرد؛ نه این که به تمام جزئیات هر محله بپردازد. هر بخش از منشور پروژه شما، باید محدود به چند خط باشد. استفاده از گراف و لیست، مطالب و اطلاعات را برای مخاطبتان قابل لمس و قابل درک میکند. لینک زیر با جزئیات به این بحث میپردازد:
https://powerslides.com/powerpoint-business/project-management-templates/project-charter/
ابتدا از ساخت یک الگو و قالب شروع کنید. اگر یک بار برای پروژههای تیم خود از تسک لیست و یا لیست وظایف استفاده کنید، دیگر آن را کنار نخواهید گذاشت. سعی نکنید که هر بار از صفر شروع به طراحی کنید. به جای این کار، بهتر است که یک بار، یک چارچوب ساده برای منشور پروژههای خود درست کرده و هر بار از آن استفاده نمایید. این کار نه تنها به شما در صرفه جویی زمان کمک میکند، بلکه باعث میشود تا از اطلاعات مهم پروژه غافل نشوید.
-
داشتن دانش کاربردی
یک مدیر پروژه موفق باید دانش فنی و نرم افزاری داشته باشد چرا که برای برقراری ارتباط موفقیت آمیز، میبایست با “زبان” گروه متخصصان سازمان آشنا باشد. وی همچنین میتواند از داشتن دانش کاربردی در زمینه استفاده از ابزار ضروری مدیریت پروژه نیز نفع ببرد. امروزه، استفاده از برنامههای نرم افزاری جهت پیگیری وظایف، هماهنگی با همکاران و به اشتراک گذاشتن اطلاعات، بسیار متداول شده است. با پیشرفت روزافزون تکنولوژی، ضروری است که رهبران پروژه از آخرین تحولات زمینه کاری خود مطلع باشند.
-
حل اختلاف
اختلاف نظر و ناسازگاری، حتی در بهترین شرکتها نیز، امری است اجتناب ناپذیر و این که از تیم خود انتظار داشته باشید تا بدون هیچ گونه اختلاف نظری با هم همکاری کنند، توقعی است غیر واقعی. در راستای حل این گونه اختلافات، به کارمندان خود اطمینان خاطر بدهید که میتوانند به راحتی به شما نزدیک شده و با شما صحبت کنند. در کل، داشتن یک خط ارتباط باز با مدیر، بازدهی کاری کارمندان شما را تضمین میکند.
-
تحسین و تمجید اعضای تیم
مدیر پروژه موثر کسی است که در مواقع لزوم، تمجید را از تیم خود دریغ نمیکند و با تحسین اعضا به ایشان انگیزه میدهد تا در تمام لحظات، با تمام وجود تلاش کنند. به جای این که تلاش کنید تا از پس تمام جوانب پروژه به تنهایی برآیید، به تخصص دیگران تکیه کنید. با این استراتژی ساده ولی موثر، زودتر به اهداف خود خواهید رسید.
-
کار کردن در ناحیه خاکستری و نامعلوم
چیزی که یک مدیر پروژه موفق را از بقیه مدیران جدا میسازد، توانایی وی در کار در نواحی خاکستری و نامعلوم است. یک مدیر پروژه، صرف نظر از نوع، حوزه، حجم و پیچیدگی آن، ناچار است دیر یا زود از نقاط خاکستری پروژه عبور کند. میتوان تقریباً تضمین کرد که عبور از این نواحی توام با دشواری، محدودیتها و پیچیدگیهای برونی، اختلافات، ناسازگاریها، تردید و نامعلومی خواهد بود.
زمانی که مدیریت پروژه به دنیا معرفی شد، از آن صرفاً برای ساماندهی و کنترل پروژهها استفاده میشد. امروزه، مراحل مفهومی و مدیریت پورتفولیو نیز به آن اضافه شده که رابطی است بین مدیریت رشد استراتژیک و مدیریت پروژه. بنابراین، یک مدیر پروژه تاثیرگذار، میبایست رشد استراتژیک سازمان را به مدیریت پروژه پیوند دهد.
لینک مقاله مرجع:
6 things every project leader needs to know according to experts
