برنامهها و پروژهها در قلب بسیاری از تلاشهای کسبوکار قرار دارند . به عنوان مثال ، پروژهها مانند قطارهایی هستند که توسط مدیران پروژه هدایت میشوند، که به کار یک تیم کمک میکنند تا به اهداف دست یابند و در نهایت به یک محصول یا خدمات تمامشده برسند و یک برنامه مانند مجموعهای از قطارها است که روی خطوط مختلف حرکت میکنند، اما به سمت همان ایستگاه یا هدف میروند. مدیر برنامه، مانند مدیر ایستگاه، قطارهای مختلف پروژه را هدایت میکند .
مدیریت برنامه چیست ؟
مدیریت برنامه فرآیند مدیریت کردن برنامههایی است که با اهداف تجاری برای بهبود عملکرد سازمانی هماهنگ شدهاند. مدیران برنامه بر پروژه ها و سایر طرحهای راهبردی در سراسر یک سازمان نظارت و هماهنگی میکنند .
مدیران برنامه همچنین با کمک به تحولهای چابک ، از جمله کمک به اجرای اصول و شیوههای DevOps ، به پیشبرد تغییرات سازمانی کمک میکنند. مدیران برنامه ممکن است شیوهها و فرآیندهای مدیریت برنامه را با ارزشهای چابک ، مانند همکاری ، خودمختاری و توانمندسازی تیم ، ارائه ارزش به مشتریان و انطباق با تغییرات هماهنگ کنند . یک مدیر برنامه میتواند اصول چابک و DevOps را برای تیمها در برنامههای بزرگ یا پروژههای فردی به کار گیرد و برنامهها را با الزامات و فرصتهای خاص کسبوکار تطبیق دهد .
(( یک مدیر برنامه میتواند اصول چابک و DevOps را برای تیمها در برنامههای بزرگ یا پروژههای فردی به کار گیرد و برنامهها را با الزامات و فرصتهای خاص کسبوکار تطبیق دهد . ))
مدیریت برنامه و مدیریت پروژه
مدیریت برنامه گاهی با مدیریت پروژه اشتباه گرفته میشود. مدیریت پروژه فرآیند هدایت یک پروژه توسط یک تیم برای دستیابی به اهداف خاصی مانند ساخت یک محصول جدید است .
یک پروژه نشاندهنده یک بخش متمرکز از کار با دامنه مشخص و خروجی تعریفشده است . پروژهها ممکن است چندین سال طول بکشند ، اما تمرکز اصلی آنها ثابت باقی میماند. موفقیت یک پروژه را میتوان با تحویل محصولاات و تحویلدادنیهایی که به اهداف بزرگتر یک برنامه منجر میشوند، اندازهگیری کرد .
مدیریت پروژه فرآیند ارائه ارزش است که بهتدریج یک برنامه را پیش میبرد. با وجود تأکید بر تحویلدادنیها، مدیریت پروژه همچنان شامل استراتژی و برنامهریزی است، زیرا یک مدیر پروژه باید تعیین کند که چگونه به اهداف تعیینشده در ابتدای پروژه برسد. هنگامی که یک پروژه در حال اجرا است، یک مدیر پروژه پیشرفت را ردیابی میکند، منابع را تخصیص میدهد، ریسکها را مدیریت میکند، ارتباط برقرار میکند و …
مدیریت برنامه شامل مدیریت برنامهای با پروژههای متعدد و مرتبط است. از آنجا که برنامهها با ابتکارات راهبردی مرتبط هستند، اغلب طولانیمدت و شاید دائمیاند. برنامهها از طریق تغییرات سازمانی ادامه پیدا میکنند، به اهداف متعددی کمک میکنند و حاوی پروژههای زیادی هستند که اجزای خاصی از ابتکار راهبردی بزرگ ارائه میدهند .
(( در کل یک پروژه معمولاً بر خروجیها تمرکز دارد، در حالی که یک برنامه بر نتایج متمرکز است ))
پروژهها دارای :
- مجموعهای از وظایف با یک تحویلدادنی مشخص و یک مهلت برای تکمیل هستند .
- به ایجاد، بهروزرسانی یا بازبینی یک سند، فرآیند، نتیجه، یا واحد کار مشخص دیگری مرتبط هستند .
- دامنه از پیش تعریفشدهای دارند که به یک خروجی خاص محدود است .
- کیفیت، کارایی، مدیریت هزینه یا رضایت مشتری را به شیوهای خاص و از پیش تعیینشده بهبود میبخشند .
برنامهها دارای :
- مهلتهای نامعلوم یا متغیر به دلیل دامنه وسیع و تأثیر کارهایی که باید در طول مدت طولانی به طور مستمر انجام شوند ، هستند .
- تحویلدادنیهای متعدد با وابستگیهای مرتبط که ممکن است بر اساس نیازهای در حال تغییر کسب وکار همچنان توسعه یابند .
- مجموعهای از تحویلدادنیهایی هستند که بهطور مشترک تکمیل میشوند تا کارایی، دقت، قابلیت اطمینان یا سایر نیازهای کسب وکار را افزایش دهند.
- کار برنامه به شرکت امکان میدهد به یک هدف یا ابتکار کسبوکار بلندمدت دست یابد که به طور مداوم اجرا خواهد شد .
- موفقیت برنامه مزایای بلندمدتی ارائه میدهد یا قابلیتهای جدیدی را برای سازمان باز میکند .
مدیر برنامه چه کار ایی انجام می دهد ؟
مدیران برنامه باید بین ارائه محصولات، درگیر شدن در تصمیمات راهبردی، مدیریت ذینفعان و کاهش ریسکهای مربوط به برنامه تعادل برقرار کنند. در یک برنامه سازمانی کاملاً توانمند، مدیران برنامه باید بتوانند هر مشکلی را که بر ابتکار راهبردی آنها تأثیر میگذارد حل کنند یا به افرادی که میتوانند آن را حل کنند متصل شوند و برای کاهش آن برنامهریزی کنند .
به دلیل گستردگی مسئولیتهایشان، مدیران برنامه نقش کلیدی در توانمندسازی شرکتها دارند. این نقش بهطور انعطافپذیر طراحی شده است تا چالشهای مختلفی را که تیمها در هنگام ورود به مرحله تولید با آن مواجه میشوند، برطرف کند .
در هر روز مشخص، یک مدیر برنامه ممکن است هر یک از وظایف زیر را انجام دهد :
ارزیابی وضعیت مجموعه پروژهها ( پورتفولیو )
یک مدیر برنامه با ارتباط با تیمها، مجموعه پروژهها را بررسی و ارزیابی میکند تا فرصتهای کاهش ریسک یا بهبود را شناسایی کند. این ارتباطات میتوانند به شکل ملاقاتهای غیررسمی یا جلسات تیمی باشند. هدف مدیر برنامه این است که به اندازه کافی در ارتباط و درگیر باشد تا بتواند همگام با تیمها به سمت اهداف مشترک حرکت کند. این شامل ارتباط با تیمهای پروژه نیز میشود تا اطمینان حاصل شود که مدیران پروژه حمایت میشوند و از موانع عبور میکنند
مدیریت ریسکها
مدیریت ریسکها یک عنصر کلیدی در مدیریت مجموعه پروژهها است. ریسکها شامل لغزش در جدول زمانی پروژه، تغییر الزامات، یا کشف ذینفعان اضافی میشود. یک مدیر برنامه باید از هر چیزی که میتواند بر پیشرفت یا نتیجه برنامه و پروژههای مرتبط تأثیر بگذارد، آگاه باشد. در حالت ایدهآل، یک مدیر برنامه میتواند اقدامات اصلاحی را برای کاهش یا مدیریت ریسکهای موجود در مجموعه پروژهها انجام دهد .
اجرای برنامه
مدیران برنامه مسئول اجرای برنامه هستند که شامل موارد زیر میشود :
مدیریت بودجهها و منابع در همکاری با مدیران پروژه
تعریف پارامترها و کنترلهای عملیاتی
حفظ عناصر اصلی برنامه که اساسنامه تیم و سایر اسناد پایه را تعیین میکنند .
درگیر شدن با ذینفعان
یک مدیر برنامه با ذینفعان ارتباط برقرار میکند تا درک وسیعتری از زمینهای که اهداف را احاطه کرده، به دست آورد. این گفتگوها بینشهای کلیدی درباره چشمانداز کلی فراهم میکند. با همکاری ذینفعان، یک مدیر برنامه میتواند به هدایت تیمهای پروژه کمک کند .
اصلاح مدل عملیاتی
مدل عملیاتی نحوه پیشرفت تیمها در جهت دستیابی به اهدافشان را شکل میدهد. این امر میتواند شامل ایجاد کانالهای ارتباطی و روشهای گزارشدهی، شناسایی اهداف و تعیین اولویتها در کل برنامه باشد. در طول برنامه، یک مدیر برنامه مدل عملیاتی را بهینه میکند تا احتمال موفقیت را افزایش داده و تأثیر ریسکها را کاهش دهد .
پشتیبانی از تصمیمگیری
تصمیمگیری اشکال مختلفی دارد، از برگزاری جلسه با تصمیمگیرندگان گرفته تا جمعآوری اطلاعات پیشزمینه در مورد تصمیمات موردنیاز یا انجام تجزیهوتحلیل مقایسهای گزینههای متعدد. مدیران برنامه مختلف ممکن است بسته به نقاط قوتشان در حوزههای متفاوتی فعالیت داشته باشند. مدیر برنامه نتایج را بررسی میکند تا فرصتهای بهبود در سیستمها، فرآیندها یا نتایج را شناسایی کند .
تمرکز و دامنه هر مدیر برنامه نحوه درگیر شدن آنها با این شیوهها را مشخص میکند .
یک مدیر پروژه چه کار میکند؟
یک روز معمولی برای یک مدیر پروژه میتواند شامل موارد زیر باشد :
- بررسی وضعیت یک تحویلدادنی برای تعیین اینکه آیا به موقع و در محدوده بودجه تحویل داده خواهد شد یا خیر
- بررسی صف کارها برای شناسایی کارهای جدید، نظارت بر وظایف موجود و رفع انسداد عناصر خاص برای تیم پروژه
- ایجاد برنامهای برای رسیدن به یک مرحله خاص که فرصتهای مدیریت ذینفعان و ارتباطات را توصیف میکند
- اطمینان از اینکه کار پروژه با الزامات کیفیت و قابلیت اطمینان که در ابتدای پروژه تعیین شده است، مطابقت دارد.
همانطور که مشاهده میکنید، مدیران برنامه و پروژه بر روی وظایف بسیار مرتبطی کار میکنند. تفاوت اصلی بین این دو نقش در محدوده و ابهام است :
- پروژهها از ابتدا بهدقت تعیین و کنترل میشوند، در حالی که برنامهها محدوده بزرگتری دارند که ممکن است در طول برنامه تغییر کند .
- پروژهها ابهام محدودی دارند زیرا موفقیت از ابتدا بهوضوح تعریف شده است، در حالی که برنامهها باید با ابهام کار کنند تا تعیین کنند چه چیزی باید انجام شود و چگونه «موفقیت» را برای کل برنامه مفهومسازی کنند .
در نتیجه …
مؤسسه مدیریت برنامهریزی اشاره میکند که «سازمانهایی با مدیریت برنامهریزی بالغ بسیار موفقتر از سازمانهای بدون آن هستند.» این به این دلیل است که مدیریت برنامهریزی به سازمانها اجازه میدهد تا هماهنگی بهتری با اهداف استراتژیک، مدیریت وابستگیهای پروژه، مدیریت بهتر منابع و موارد دیگر داشته باشند .
منبع : https://www.atlassian.com/agile/project-management/program-management
