مایکروسافت شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت یک سیستم مدیریت محتوای مبتنی بر وب است که به سازمانها امکان ذخیره، اشتراکگذاری و همکاری در انواع محتوا مانند اسناد، تصاویر و فایلهای چندرسانهای را میدهد. این ابزار بهطور بومی با سایر برنامههای Microsoft 365 ادغام میشود و قابلیت اتوماسیون را برای کمک به کاربران در سادهسازی فرایند ها ارائه میدهد. سازمانها میتوانند گزینههای استقرار در محل یا ابری را بر اساس نیازهای خود انتخاب کنند.
ویژگیهای اصلی شیرپوینت
شیرپوینت ویژگیهای مختلفی از جمله مدیریت محتوا و اتوماسیون را ارائه میدهد تا به سازمانها در سادهسازی فعالیت ها کمک کند.
مدیریت محتوا و همکاری
شیرپوینت میتواند به عنوان یک صندوق مرکزی عمل کند که در آن سازمانها میتوانند تمام محتوای تجاری خود را ذخیره و مدیریت کنند. این ابزار به مدیران اجازه میدهد تا وبسایتهایی برای بخشها، موضوعات و تیمهای مختلف ایجاد کنند که میتواند به کاربران مجاز کمک کند تا اسناد مهم را پیدا کرده و روی آنها همکاری کنند.
برای مثال، رهبران بازاریابی میتوانند یک سایت تیمی شیرپوینت ایجاد کنند که دارای یک کتابخانه اسناد است که در آن گروههای کوچکی از کارکنان میتوانند وظایف خود را بارگذاری کرده و روی آنها همکاری کنند. این کتابخانهها ویژگیهای کنترل نسخه ارائه میدهند که میتوانند تغییرات را پیگیری کرده و نسخههای قبلی اسناد را هنگام همکاری کاربران ذخیره کنند. کاربران همچنین میتوانند هنگام ویرایش فایلها را قفل کنند تا از بازنویسی ویرایشهای سایر کاربران جلوگیری کنند.
علاوه بر این، شیرپوینت با مایکروسافت تیمز ادغام میشود تا به همکاری بیشتر کمک کند. اگر کسی گروهی در تیمز ایجاد کند، این ابزار به طور خودکار یک سایت شیرپوینت برای آن گروه ایجاد میکند، زیرا تیمز از شیرپوینت به عنوان فضای ذخیرهسازی پشتیبان خود استفاده میکند. بنابراین، کارکنان میتوانند از شیرپوینت برای ذخیره، دسترسی و ویرایش اسناد مستقیماً از رابط تیمز خود استفاده کنند که میتواند همکاری را بهبود بخشد.
ایجاد اینترانت
شیرپوینت به کاربران اجازه میدهد تا سایتهای ارتباطی ایجاد کنند تا اینترانت ها را بسازند، که وبسایتهای خصوصی هستند که برای به اشتراک گذاشتن ارتباطات شرکتی با مخاطبان داخلی بزرگ استفاده میشوند.
اینترانتها یا همان شبکه های درون سازمانی به کارکنان مستقر در محل این امکان را می دهند ، تا اخبار شرکت و بهروزرسانیهای مهم را پیدا کنند. به عنوان مثال، یک بخش منابع انسانی ممکن است یک سایت ارتباطی ایجاد کند تا کارکنان را در مورد تغییرات در سیاستهای شرکت یا بستههای مزایا مطلع کند.
کاربران همچنین میتوانند سایتهای ویکی سازمانی ایجاد کنند، که پایگاههای دانش همکاری هستند، و آنها را به سایتهای ارتباطی خود لینک کنند. سایتهای ویکی سازمانی میتوانند به کارکنان در یافتن دانش مورد نیاز کمک کرده و تعداد درخواستهای کمک ارسال شده به تیمهای منابع انسانی، حقوقی یا فناوری اطلاعات را کاهش دهند.
علاوه بر این، رهبران تجاری مانند مدیران عامل یا سرپرستان بخشها میتوانند سایتهای ارتباطی ایجاد کنند تا پستهای وبلاگ را با مخاطبان گسترده به اشتراک بگذارند. مدیران میتوانند پلتفرم رسانههای اجتماعی مایکروسافت را در این سایتهای وبلاگ جاسازی کنند تا مشارکت کارکنان را تشویق کرده و به رهبران کمک کنند تا بازخوردی در مورد استراتژیها و ابتکارات جدید دریافت کنند.
اتوماسیون جریان کار
مانند بسیاری از سیستمهای مدیریت محتوای مدرن، شیرپوینت امکانات خودکارسازی را برای کمک به کاربران در سادهسازی جریانهای کاری ارائه میدهد. این ابزار بهطور بومی با Microsoft Power Automate ، یک ابزار کمکد/ بدونکد که برنامههای مختلف را به هم متصل میکند، ادغام میشود تا به کاربران عادی اجازه دهد فرآیندهای اتوماسیون را طراحی کنند. استفادههای معمول برای شیرپوینت و Power Automate شامل اعلانهای ایمیل مبتنی بر رویداد و فرآیندهای تأیید خودکار است.
به عنوان مثال، بازاریابان ممکن است از Power Automate برای سادهسازی تأییدیههای پیشنهادات مشتری استفاده کنند. بازاریابان پیشنهادات را در یک پوشه با عنوان “پیشتأیید شده” بارگذاری میکنند و ابزار بهطور خودکار میتواند یک اعلان ایمیل برای بررسی به سرپرست ارسال کند. اگر سرپرست پیشنهاد را تأیید کند، Power Automate میتواند به فرستنده اطلاع داده و سند را به یک پوشه با عنوان “تأیید شده” منتقل کند. خودکارسازی فرآیندهایی مانند این میتواند زمان کارکنان را صرفهجویی کرده و کارایی آنها را بهبود بخشد.
گزینههای استقرار
کاربران شیرپوینت میتوانند بسته به نیازهای کسب و کار خود، از گزینههای استقرار ابری، محلی یا هیبریدی استفاده کنند.
ابری
مایکروسافت شیرپوینت را به عنوان یک محصول SaaS مبتنی بر ابر ارائه میدهد که در آن کاربران با پرداخت هزینه اشتراک ماهیانه یا سالیانه به نرمافزار دسترسی پیدا میکنند. سازمانهایی که این گزینه را انتخاب میکنند، نیازی به سرمایهگذاری در مجوزهای سرور، سختافزار یا هزینههای نگهداری ندارند زیرا مایکروسافت نرمافزار را بر روی سرورهای خود میزبانی میکند.
استقرار ابری به سازمانها اجازه میدهد تا عملیات خود را مقیاسبندی کرده و از کار از راه دور پشتیبانی کنند، زیرا به کاربران مجاز امکان میدهد از هر جایی که اتصال اینترنتی دارند به شیرپوینت دسترسی پیدا کنند. با این حال، این گزینه گزینههای سفارشیسازی و حریم خصوصی داده محدودی را ارائه میدهد زیرا کاربران مالک سرورها نیستند.
استقرار محلی
سازمانهایی که میخواهند کنترل کامل بر دادههای خود و قابلیتهای پیشرفته تطابق را داشته باشند، میتوانند استقرار شیرپوینت به صورت محلی را انتخاب کنند. این گزینه نیاز دارد که سازمانها شیرپوینت را بر روی سرورهای خود میزبانی کنند.
یک استقرار محلی میتواند در بلندمدت هزینههای سازمانها را کاهش دهد. با این حال، این گزینه نیاز به هزینههای اولیه بالا و تیمهای فناوری اطلاعات برای نگهداری و بهروزرسانی نرمافزار و سختافزار دارد. سازمانهای صنایع به شدت سازان یافته ، مانند امور مالی و دولت، ممکن است استقرار محلی را انتخاب کنند زیرا کنترل بیشتری بر امنیت دادهها ارائه میدهد.
هیبریدی
برخی از کاربران شیرپوینت مدل استقرار هیبریدی را انتخاب میکنند که ترکیبی از مدلهای ابری و محلی است. مدل هیبریدی به کاربران اجازه میدهد تا به تدریج استراتژیهای مدیریت محتوای خود را از محلی به ابر منتقل کنند به جای اینکه این انتقال را به طور یکباره انجام دهند. سازمانها ممکن است از استقرار هیبریدی برای ذخیره دادههای بسیار حساس به صورت محلی در حالی که دادههای کمتر حساس را در ابر مدیریت میکنند، استفاده کنند.
به طور کلی، این رویکرد به سازمانها اجازه میدهد تا مزایای ابر مانند کاهش هزینههای نصب و نگهداری را با مزایای ذخیرهسازی محلی مانند افزایش امنیت ترکیب کنند. با این حال، این گزینه هنوز نیاز به هزینههای اولیه و نگهداری بالاتری نسبت به استقرار استاندارد ابری دارد.
منبع : https://www.techtarget.com/searchcontentmanagement/feature/An-overview-of-Microsoft-SharePoint
