چه چیزی در مدیریت پروژه به عنوان گلوگاه شناخته میشود؟
آخرین باری که پروژه شما به تأخیر افتاد را به خاطر بیاورید. چه منتظر دریافت بازخورد بودید، چه در تلاش برای استفاده از سیستمی قدیمی بودید، یا در حال تلاش برای هماهنگی بازبینیها و تأییدها بودید، بیشتر تأخیرهای پروژهها به دلیل یک پدیده رخ میدهند: گلوگاه.
مانند گردن یک بطری که جریان آب را کند میکند، گلوگاهی در مدیریت پروژه بر جریان کار پروژه تأثیر میگذارد. در یک فرآیند تولید، گلوگاه به راحتی قابل مشاهده است – معمولاً یک مکان فیزیکی است که در آن فرآیند تولید کلی به دلیل کند بودن ماشین یا مواد اولیه کند میشود. اما در مدیریت پروژه، شناسایی و حل گلوگاهها کمی پیچیدهتر است.
بنابراین بیایید ببینیم دقیقاً گلوگاه در مدیریت پروژه چیست، چگونه میتوانید یکی را شناسایی کنید، و چه کاری میتوانید انجام دهید تا گلوگاه را بهطور موفقیتآمیزی مهار کنید.
گلوگاه در مدیریت پروژه چیست؟
گلوگاه هر نقطهای از یک پروژه است که باعث تأخیر در جریان کار میشود. گلوگاهها در مدیریت پروژه سرعت پروژه را کاهش میدهند.در مدیریت پروژه، دو نوع گلوگاه وجود دارد:
گلوگاههای مبتنی بر عملکرد:
این نوع گلوگاه زمانی رخ میدهد که یک عضو تیم یا کل تیم به سطح عملکرد مورد نیاز نمیرسند. بیشتر اوقات، این مشکل به دلیل کمبود منابع یا عدم شفافیت است و نه نقص اعضای تیم. اگر با یک گلوگاه مبتنی بر عملکرد مواجه شدید، با تیم خود صحبت کنید و دریابید چرا در انجام کارها مشکل دارند. احتمالاً استخدام کمک اضافی، برونسپاری وظایف ساده، یا برقراری ارتباط بهتر درون تیم میتواند این گلوگاه را کاهش دهد.
گلوگاههای مبتنی بر سیستم:
یک سیستم یا نرمافزار قدیمی، کند یا منسوخ میتواند جریان کار شما را کند کرده و در فرآیند شما گلوگاه ایجاد کند. گلوگاههای مبتنی بر سیستم میتوانند شامل مواردی مانند چاپگرهای کند، سیستمهای بایگانی دستی، یا نرمافزار مدیریت کاری باشند که نیازهای پروژه شما را برآورده نمیکند. ارتقاء به نرمافزار جدید ممکن است تمام کاری باشد که برای بازگرداندن جریان کار به مسیر نیاز دارید.
شناسایی نوع گلوگاهی که با آن سر و کار دارید، اولین گام در حل آن است. پس از این که فهمیدید با یک گلوگاه مبتنی بر سیستم یا مبتنی بر عملکرد مواجه هستید، میتوانید عمیق تر به آن بپردازید تا دقیقاً مشخص کنید چه چیزی باعث مشکل شده است.
چگونه گلوگاهها را شناسایی کنیم ؟
تحلیل گلوگاه، که به عنوان تحلیل علت ریشهای نیز شناخته میشود، بهترین رویکرد برای شناسایی گلوگاهها و یافتن راههایی برای حل آنها است. برای شناسایی گلوگاه، یافتن راهحلها و نظارت بر عملکرد، سه مرحله را باید انجام دهید.
مرحله 1: نقشهبرداری از فرآیندهای خود و شناسایی گلوگاهها
بهترین راه برای شناسایی و پیشگیری از گلوگاهها، نقشهبرداری از جریان کارهایتان است. نقشهبرداری از فرآیندها: تمامی مراحل و جریانهای کاری پروژه خود را به دقت ترسیم کنید. این کار به شما کمک میکند تا تمام نقاطی که ممکن است گلوگاه شوند را شناسایی کنید. شناسایی مشکلات و یافتن راهحلها: با تحلیل دقیق نقاط مختلف فرآیند و بررسی عملکرد تیم و سیستمها، مشکلات اصلی را پیدا کنید و راهحلهای مناسب برای آنها ارائه دهید.
نظارت و ارزیابی عملکرد: پس از اعمال تغییرات، به طور مستمر عملکرد تیم و سیستمها را نظارت کنید تا مطمئن شوید که گلوگاهها برطرف شدهاند و مشکلات جدیدی بوجود نمیآیند.
ابزار دیگری که به طور متداول برای تحلیل گلوگاهها استفاده میشود، نمودار استخوان ماهی است. این نمودار که به نام نمودار ایشیکاوا نیز شناخته میشود، یک نمایش تصویری از پروژه شماست و ابزار مناسبی برای ایدهپردازی و حل مسئله است.
نمودار استخوان ماهی
در یک نمودار استخوان ماهی، سر ماهی نمایانگر مسئله یا گلوگاهی است که سعی در حل آن دارید. دندهها نمایانگر دستهبندیها و وظایف مرتبط هستند. با ترسیم فرآیند خود در یک نمودار استخوان ماهی، برای تیم شما آسانتر خواهد بود تا علت ریشهای گلوگاه را شناسایی کند.
مراحل استفاده از نمودار استخوان ماهی :
تعیین مسئله: مسئله یا گلوگاه اصلی را شناسایی کنید.
شناسایی دستهبندیها: دستهبندیهای مختلفی که ممکن است به مسئله منجر شوند را تعیین کنید.
تحلیل علل: برای هر دسته، علل احتمالی را شناسایی و ترسیم کنید.
جمعآوری و بررسی ایدهها: با تیم خود به بحث و بررسی بپردازید تا علتهای ریشهای مشخص شوند.
توصیهها برای جلوگیری از مشکلات
احتیاط در تحلیل: با دقت به نمودار نگاه کنید و از ورود به جزئیات بیمورد خودداری کنید.
استفاده از ابزارهای مناسب: از ابزارهایی مانند Lucid chart برای ایجاد و مدیریت نمودارهای خود استفاده کنید.
نظارت مداوم: پس از شناسایی و حل گلوگاهها، به طور مداوم عملکرد و فرآیندها را نظارت کنید تا مشکلات جدید شناسایی و حل شوند.
مرحله 2: اجرای راهحلها
پس از شناسایی علتهای گلوگاهها، میتوانید تعیین کنید چگونه باید به آنها پرداخته شود. این کار ممکن است شامل ایجاد یک برنامه عملیاتی دقیق، واگذاری وظایف به اعضای تیم، و افزایش استفاده از ظرفیت با تخصیص منابع به پروژه باشد. در اینجا چند مثال از راهحلهایی که میتوانید برای سناریوهای مختلف گلوگاه اجرا کنید آورده شده است:
- کارهای انباشته شده به دلیل کمبود نیروی انسانی : اگر تیم شما از کارها اشباع شده است، شاید راهی برای برونسپاری برخی از وظایف ساده وجود داشته باشد. به طور جایگزین، یک کارآموز میتواند کمک کند، میتوانید از تیم دیگری در زمانهای حساس کمک بگیرید، یا اگر برنامهتان اجازه میدهد، خودتان دست به کار شوید. برای پروژههای آینده، میتوانید به افزایش تیم خود با استخدامهای جدید فکر کنید یا زمان بیشتری برای پروژه در نظر بگیرید تا از ایجاد گلوگاه جلوگیری کنید.
- زمانهای طولانی پاسخدهی مشتری : انتظار مداوم برای بازخورد مشتری میتواند در فرآیند تحویل شما گلوگاه ایجاد کند. یک جلسه با مشتری خود ترتیب دهید و دریابید چگونه میتوان به بهترین شکل با آنها در زمان نیاز به بازخورد ارتباط برقرار کرد.. پس از دانستن علت گلوگاه، بهترین تجهیزات را برای حل آن خواهید داشت.
- نرمافزار مدیریت پروژه قدیمی مشکلاتی ایجاد میکند : هر مدیر پروژه احتمالاً با این موضوع موافق است: نرمافزار قدیمی یک کابوس مطلق است. چه بهطور خودکار پیشرفت شما را ذخیره نکند، چه سخت قابل دسترسی باشد یا کند بارگذاری شود .
- تیم شما کارهای تکراری زیادی انجام میدهد : کارهای تکراری نه تنها فرآیند را کند میکند، بلکه باعث اصطکاک و ناامیدی بین اعضای تیم میشود. از یک ابزار مدیریت کار استفاده کنید تا به وضوح مسئولیتها را تعیین کنید، وابستگیها را مشخص کنید و وظایف را به مرور زمان اختصاص دهید.
زمانی که راهحل خود را پیادهسازی کردید، امیدواریم که فقط یک مرحله باقی مانده باشد: نظارت و ارزیابی اینکه راهحل شما چقدر خوب کار میکند .
مرحله ۳: ارزیابی عملکرد
شما باید عملکرد برنامه اقدام خود را نظارت و ارزیابی کنید تا اطمینان حاصل کنید که به درستی گلوگاههای مورد نظر را مدیریت کردهاید. پیشرفت پروژه خود را پیگیری کنید و کیفیت و سرعت فرآیندها را با شرایط قبل از اجرای راهحل مقایسه کنید.
همچنین میتوانید از این ارزیابی برای کسب اطلاعات ارزشمند در مدیریت گلوگاههای آینده استفاده کنید. به یاد داشته باشید که هدف لزوماً جلوگیری از ایجاد گلوگاهها نیست – در یک پروژه با اندازه معین، گلوگاهها تقریباً اجتنابناپذیر هستند. آنچه واقعاً مهم است این است که وقت خود را به شناسایی و مدیریت پیشگیرانه آنها اختصاص دهید. داشتن نقشه کاملی از فرآیند کاری میتواند به تیم شما اجازه دهد تا در هنگام ترافیک گلوگاه، انرژی خود را به وظیفه دیگری منتقل کنند و در زمانی دیگر به کار برگردند، بنابراین کار هرگز متوقف نخواهد شد.
چگونه یک گلوگاه را هنگامی که رخ داد مهار کنیم ؟
بسته به پیچیدگی گلوگاه، ممکن است بتوانید آن را به سرعت با جابجایی اعضای تیم یا تخصیص منابع بیشتر به یک مرحله خاص در جریان کار خود مهار کنید. با این حال، گاهی اوقات یک گلوگاه به توجه بیشتری نیاز دارد تا به یک راهحل برسد. اگر به محض شناسایی گلوگاه به آن رسیدگی نکنید، عواقب آن میتواند پرهزینه و خستهکننده باشد. در انتها امید است خواندن این مقاله برای شما در روند شناسایی و بهبود گلوگاه ها مفید واقع شود .
