(بهبود مستمر)
مقدمه :
کایزن یا بهبود مستمر پنجمین گامي است که درهزینه یابي برمبنای هدف بر مي دارند و برعملیات کنترل های لازم اعمال مي شود تا باز هم هزینه ها کاهش یابند . مقصود از کایزن جست وجوی دائمي برای یافتن راه های جدید جهت کاهش دادن هزینه های فرایند تولید یک محصول که دارای طرح وکارکرد مشخص است. هزینه یابي بر مبنای هدف و کایزن دو روش مکمل یکدیگر هستند و برای کاهش دادن مستمر هزینه ها و افزایش ارزش محصولات (از دیدگاه مشتری)مورد استفاده قرار مي گیرند. کایزن روند کاهش بهای تمام شده محصولي است که هم اکنون تولید مي شود .کایزن یک شیوة مدیریتي ژاپني است که براساس دیدگاههای دکتر دبلیو . ای . دمینگ و دکترجي.ام.جوران اساتید رشتة مدیریت در آمریکا شکل گرفته است و بعدها توسط ژاپني ها کلید قدرت رقابت آنها گردید.
کایزن چیست ؟
کایزن در ژاپن طي جنگ جهاني دوم بوجود آمده است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجي است. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهاني باشیم، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد.
KAI+ ZEN= KAIZEN*
ZEN بمعنای بهبود و KAI بمعنای تغییر است معني اصلي واژه کایزن ساده و گویاست: کایزن یعني بهبود مستمر، بهبود مستمری که تمامي افراد
یعني مدیران کارکنان و کارگران را در بر مي گیرد از مدیریت بالا گرفته تا پایین ترین قسمت ها . فلسفه کایزن براین اصل استوار است که شیوه زندگي انسان شامل زندگي شغلي، زندگي اجتماعي و زندگي خانوادگي باید پیوسته و مداوم بهبود یابد. فرهنگ کایزن و تعامل آن در بین لایه ها و
سازمانهای مختلف اجتماعي در ژاپن باعث شده است تا کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایده های کارگر بهره مند گردد و هر کسي که با ارائه بیشنهادات مداوم در بهبود و توسعه سهمي داشته باشد، مورد تشویق قرار مى گیرد.
هدف از تغییر بهبود مستمر بهره وری سازمان
1_ارتقای کارآئي :
کارها را درست انجام دادن
2_ ارتقای اثر بخشي :
کارهای درست را انجام دادن
3_ بهبود بهره وری :
کارهای درست را درست انجام دادن
پیام استراتژی کایزن
در این جمله خلاصه میشود که حتي یک روز را نباید بدون ایجاد نوعي بهبود در یکي از بخشهای سازمان یا شرکت سپری نمود. ارائه پیشنهادات الزاما ماهي یا سالي یکبار نیست بلکه مستمر است . , برای مثال شرکت تویوتا که یکي از شرکتهای بنام در بکار گیری کایزن است در سال1999
7000 کارمند این شرکت75000 پیشنهاد ارائه دادند که 99 % آنها اجرایي شد.
این بهبود های مستمر ولي جزئي سر جمع نقش زیادی در بالا بردن بهره وری, بهبود کیفیت,ایمني بیشتر و جلب رضایت مشتری دارد.
در نگاه کایزني برای تحقق بهبود تدریجي و مستمر در سازمان ها باید سه اقدام اساسي زیر صورت بگیرد :
1 _ کلیه فعالیت هایي که هزینه زا هستند ولي ارزشي تولید نمي کنند باید حذف شوند. Muda
2_ فعالیت هایي که به شکلي در جای دیگری به صورت موازی انجام میشوند با یکدیگر تلفیق شوند.Muri
3_ آن دسته از فعالیت هایي که برای تکمیل و بهبود سطح کیفي خدمات لازمند به فعالیت های سازمان افزوده شوند . Mura
اصول بیست گانه کایزنانه کایزن :
1 _ نگویید چرا این کار انجام نمي شود . فکر کنید چگونه مي توانید آن را انجام دهید .
2 _ در مورد مشکل به وجود آمده نگراني به خود راه ندهید . همین الان برای رفع آن اقدام نمایید .
3 _از وضعیت موجود راضي نباشید . باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد .
4 _اگر مرتکب اشتباه شدید ، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآیید .
5 _ برای تحقق هدف به دنبال کمال نگردیدکمال مطلوب نگردید . اگر 60 % از تحقق هدف اطمینان دارید دست بکار شویدبکار شوید .
6 _ برای پي بردن به ریشه مشکلات 5 بار بپرسید چرا؟
7_ گمبا محل واقعي رویداد خطاست . سعي کنید سعي نکنید از دفتر کار خود مشکلات محیط را حل کنید .
8 _همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمي و به روز استفاده کنید .
9 _ برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید . بلکه از خرد خود استفاده کنید . اگر عقلتان به جایي نمي رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعي استفاده کنید .
10 _ هیچ وقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید . ریشه بسیاری از مشکلات بزر گ همین نکات ریز است.
11 _ حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست . مدیریت باید حضور مشهود و ملموس داشته باشد .
12 _ برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به زیردستان ابا نکنید .
13 _هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید . هیچ گاه عجولانه قضاوت نکنید .
14 _ مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهي است.
15 _ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده تر میکند . مدیریت ارشد باید با لایه های پایین تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد .
16 _ انسانها توانایي های فراواني دارند . از الگوهای چند مهارتي و غني سازی شغلي برای شکوفا شدن آنها استفاده کنید .
17 _ تنها فعالیت هایي را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد مي کنند .
18_فراموش نکنید که 5 ت ، پایه و بنیان ایجاد محصولي با کیفیت است.
19_بر اساس الگوهای کار گروهي ، مسائل محیط کارتان را حل کنید .
20_ حذف مودا ( اتلافات ) فرآیندی پایان ناپذیر است . هیچ وقت از این کار خسته نشوید.
منافع بکارگیری کایزن :
1_ تمامي کارکنان رابرای ایجاد اصلاحات بکار مي گیرد مشکلات را ریشه ای تشخیص و از همان ابتدا به حل و فصلشان میکند.
2_ باعث مي شود کارکنان کار را با لذت انجام دهند همچنین منجر به بهبود اخلاقیات , رضایت کاری و تعدیل بار مسئولیت مي شود.
3_ اتلاف را کاهش مي دهد.
4_ موجب استفاده بهینه از فضا , ارتقاء کیفیت تولید , استفاده از سرمایه , ارتباطات بهتر ,رشد ظرفیت تولید و حفظ وبقاء کارکنان مي شود.
5_ دستیابي به نتایج را سریع تر امکان پذیر مي سازد بجای تاکید بیشتر بر بهبود در سرمایه ، بر سرمایع گذاری خلاقانه تاکید دارد که مي تواند مشکلات متعددی را مرتفع کند.
مراحل اجرای کایزن :
1_ انتخاب منطقه هدف
2_ ایجاد و ساماندهي تیم کایزن
3_ بررسي و جمع آوری اطلاعات در منطقه هدف با کمک اعضای گروه
4_ آشنا کردن اعضای کارگاه آموزشي با مفاهیم و ابزارهای بهبود
5_توجیه کارکنان محل واقعي انجام کار
6_ انجام نظام آراستگي (5S)
7_ شناسایي و فهرست کردن (مودا)
8_ انجام تحلیل علل رویداد اتلاف در ناحیه نمونه و ارایه راه حلهایي با استفاده از کار گروهي
9_انتخاب اتلافهایي که راه حل های عملي تری دارند
10_ انجام سریع هر نوع تغییر فیزیکي در آرایش ناحیه نمونه
11_ استاندارد کردن بهبود انجام گرفته
12_ اطلاع رساني موفقیت حاصله به سایر همکاران
13_ رفتن به سراغ مشکل بعدی
14_ ارزیابي نتایج به دست آمده جهت استفاده در مراحل بعد
تاریخچه حرکت کایزن در ایران :
اولین بار در سال 1379 با هماهنگي سازمان ملي بهره وری ایران و سازمان بهره وری آسیا ، دوره ای با عنوان کارگاه آموزشي کایزن عملي به مدت پنج روز برای جمعي از واحدهای صنعتي استان یزد برگزار شد. آن روز کسي تصور نمي کرد که این کارگاه سرآغازی برای معرفي الگویي برای بهبود بهره وری در کشور خواهد بود. مدرس و مشاور این کارگاه شوئیچي یوشیدا مشاور کایزن و معاون اسبق شرکت نیسان موتورز بود. این کارگاه پنج روزه که در آن بخشي از فرایندهای کاری واحدهای صنعتي شرکت کننده، به عنوان نمونه انتخاب و مورد بررسي واقع شد، و در تغییر نگرش کارکنان نسبت به مسائل محیطي بسیار مؤثر بود ؛ به گونه ای که سازمان ملي بهره وری ایران بلافاصله اجرای پروژه های بعدی در سایر استان های کشور را در دستور کار خود قرار داد.
در سال 1381 سازمان ملي بهره وری ایران حرکت بهبود کایزني را با اجرای طرح چرخه مدیریت بهره وری در پنج دستگاه دولتي استان کرمان آغاز و برای نخستین بار در کشور، کایزن را به حوزه خدمات و به ویژه سازمانهای دولتي کشاند.
اکنون، حرکت بهبود مستمر )کایزن( در بخشهای مختلف صنعتي و خدماتي کشور آغاز شده و در حال پیشرفت تا به جایگاه واقعي خود، در بهبود بهره وری و توسعه کشور دست یابد.
نتیجه گیری:
فرایند کایزني، با تاکید بر مشارکت تمامي رده های سازماني، بهبود مستمر در سازمان را تضمین مي کند. یا به کارگیری مدل های کایزن، فعالیت های بي ارزش حذف شده و نیروی کاری به ارائه راه حل برای حل مشکلات علاقه مند مي شود. برخي از این راه حل ها به نوآوری در سازمان مي انجامند. توانایي یک سازمان برای پاسخگویي سریع به نیاز بازارهای جهاني، ضامن بقای آن سازمان است و به کارگیری کایزن، مرهم و درمان برای بسیاری از مشکلات سازمان ها در این مسیر )جهاني شدن و بقا( خواهد بود. همچنین، بسیاری از مشکلاتي که امروزه گریبان گیر مدیران ارشد سازمان است، با کمک کایزن و توسط نیروی کاری رده های پایین تر، حل وفصل مي شود و مدیران ارشد مي توانند به برنامه های استراتژیک بپردازند. نکته ای که حتما باید به آن توجه خاص نمود این که در طراحي نظام کایزن و برای اجرای مؤثر و کارآمد آن باید دید جامعي به کلیه عوامل عملیاتي داشت و عدم توجه کافي و وافي به عوامل و یا غفلت از بعضي از آنها موجبات عدم موفقیت در استقرار نظام کایزن فراهم مي سازد .
آخر کلام آن که اجرای مؤثر کایزن علاوه بر ضرورت داشتن انگیزه کافي در نیروی انساني توجه به نقش آموزش آنها بسیار مهم و کلیدی بوده و همچنین التزام عملي و باور مدیریت به فلسفه کایزن،حوصله و بردباری،و عدم تعجیل در کسب نتایج زودرس مي تواند در موفقیت اجرای کایزن بسیار مؤثر باشد.
فهرست منابع:
1.کایزن کلید موفقیت رقابتي ژاپن، دکتر محمدحسین سلیمي، مرکز نشر دانشگاه صنعتي امیرکبیر، چاپ سوم، پاییز 1374
2.گزارش عملکرد کایزن عملیاتي دردستگاههای اجرایي استان کرمان ، انتشارات سازمان مدیریت و برنامه ریزی کرمان، زمستان1379
3. کایزن در فرهنگ های مختلف پاکي، جلیل،. نشریه مطالعات مدیریت. شماره 29 . بهار 1380
4. گمبا کایزن ماساکي، ایمایي، ، ترجمه: شهلا پرسا. تهران: آموزش ساپکو. چاپ اول. 1380
5. جزوه آموزشي گمبا کایزن پور خردمند، رضا، ، انتشارات سازمان ملي بهره وری،1380
6. مدیریت امور کارکنان و منابع انساني طوسي، محمدرضا و صائبي. تهران: مرکز آموزش مدیریت دولتي،1380
7.اجرای کایزن در سازمان مدیریت وبرنامه ریزی کشور، طالب زارع، انتشارات سازمان برنامه و بودجه،، انتشارات سازمان برنامه و بودجه،، تابستان 1384