پراجکت سرور مایکروسافت چیست ؟
به منظور مديريت بهتر پروژهها و منابع، نياز به سيستمهاي جامع مديريت پروژه به خصوص در شركتهايي با محوريت پروژهها احساس ميشود. بهاين منظور شركت مايكروسافت راهكاري تحت عنوان راهكار مديريت پروژه سازمانی براي پرداختن به اين امر مهم ارائه كرده است. اين راهكار شامل مجموعهاي از نرمافزارهاي مرتبط است كه شركت مايكروسافت جهت كنترل و مديريت پروژهها در سازمانها ارائه كرده است. با استقرار راهكار مدیریت پروژه سازمانی ميتوان از طريق وب به اطلاعات پروژه دسترسي داشته و تمامي ارتباطات را با تيم پروژه از طريق وب برقرار كرد.
پراجکت سرور یک راهکار مدیریت پروژه است که در سال 2000 توسط مایکروسافت ساخته شد.این سامانه از شیرپوینت به عنوان پایه و اساس خود استفاده می کند و پشتیبانی آن از طریق دو نوع رابط کاربری یعنی مایکرو سافت پراجکت و مرورگر وب انجام می شود.
در واقع مایکروسافت امکانات مایکروسافت پراجکت را از طریق پراجکت سرور و اپلیکیشن پراجکت وب گسترش داده است. مایکروسافت پراجکت سرور اطلاعات پروژه را در پایگاه داده مرکزی SQL server ذخیره می کند و مانع از دسترسی های غیرمجاز می شود .در مایکروسافت پراجکت سرور مدیر پروژه می تواند به جزییات پروژه ها دسترسی داشته باشد و امنیت کاربران و میزان دسترسی آنها را کنترل کند.
پراجکت سرور این اجازه را می دهد که مدیر پروژه برنامه ها را به اعضای تیم خود ابلاغ کند و کارها را بین آنها تقسیم کند به عبارت دیگر این قابلیت را دارد که مدیر پروژه و اعضای تیم با یکدیگر در ارتباط باشند و از اخرین تغییرات یکدیگر را مطلع کنند و خود را همیشه به روز نگه دارند .علاوه بر این از طریق پراجکت سرور می توان میزان کارکرد منابع توسط پروژه ها را مشاهده کرد و همچنین امکان پیش بینی نیازهای آتی و استفا ده بهینه تر از منابع موجود را به کاربر می دهد.
پراجکت سرور نمایش ها، تقویم، جداول و فیلتر ها را در یک فضای سازمانی ذخیره می کند و کاربر مایکروسافت می تواند به اخرین ورژن آن دسترسی داشته باشد.
برای هر پروژه ای که در مایکروسافت پراجکت تعریف می کنیم می توانیم در سامانه یک فضای کاری پروژه ایجاد کنیم. فضای کاری پروژه یک سایت تیمی است که تیم پروژه می تواند اسناد و مدارک، مشکلات، ریسک ها،دستاوردهای پروژه و غیره را در ان به اشتراک گذارد.
پراجکت سرور چه مزایایی دارد
مدیریت منابع
این سامانه می تواند به طور موثر منابع سازمان را مدیریت کند و نشان دهد که تیم شما در حال استفاده از چه منابعی است و چه ظرفیتی از منابع باقی مانده است. منابع از اركان اصلي و تعيينكننده زمان و هزينه هر پروژه است. با توجه به اينكه در شركتهاي مهندسي مشاور، بخش عمده منابع را نيروي انساني تشكيل ميدهد، برنامهريزي و مديريت اين منابع بسيار حائز اهميت است و استفاده از اين قابليت سيستم، به استفادهي بهينه از ظرفيتهاي منابع كمك زيادي ميكند.
مدیریت یکپارچه پورتفولیو
توابع مدیریت پورتفولیو زیادی وجود دارد که به نهایی کردن پروژه ها بر اساس معیارهایی همچون بودجه،در دسترس بودن منابع و غیره بسیار کمک کننده هستند.
ایده های پروژه
ایده ها را می توان به راحتی از طریق گردش کار جمع آوری کرد همچنین با استفاده از پراجکت سرور می توان ایده های مرتبط با پروژه ها را جمع آوری کرد و از ان استفاده نمود که این کار با جمع اوری داده ها آغاز می شود سپس به طرق مختلف به اولویت بندی پروژه ها کمک می کند .
مدیریت اسناد
پراجکت سرور این قابلیت را دارد که بتوان اسناد را ذخیره کرد و انها را به روز رسانی نمود. حفظ و بهروز رساني مستندات، يكي از مهمترين دغدغهها در شركتهاي مهندسي است. كتابخانه اسناد، محل نگهداري و مديريت فايلها در سيستم است، از قابليتهاي سيستم مديريت پروژه سازماني، جمعآوري اسناد پروژه در پرتال پروژه است. در پرتال پروژه به راحتي ميتوان اسناد را، که اطلاعات ارزشمندي را در ارتباط با پروژه در اختيار کاربران قرار ميدهد، در كتابخانه اسناد با تكميل اطلاعات جانبي براي هر سند، ثبت کرده و با استفاده از پراجكت سرور به آساني مستندات موجود در پرتال را به هر فعاليت از برنامه زمانبندي مرتبط كرد. قابليت کاربردي ديگر اين محيط حفظ تاريخچه ويرايش فايلهاي مختلف است.
بهینه سازی دستگاه تلفن همراه
پراجکت سرور این امکان را به شما می دهد که حتی اگر در محل کار خود حضور فیزیکی نداشته باشید بتوانید بر روی پروژه ها کار کنید.این ویژگی مخفی سازی و نمایش نمودار پیمایش PWA، امکان مشاهده محتویات بیشتر در صفحه های کوچک تر را می دهد. داده های پروژه را می توان به راحتی به صورت آنلاین ذخیره کرد و همچنین می توانید بدون اتصال به سرور کار خود را انجام دهید و با اتصال مجدد به سرور به طور خودکار اطلاعات به روز و همگام می شود..
مدیریت زمان
به طور كلي با استفاده از اين بخش، پروژه از نظر زماني برنامهريزي و عملكرد زماني آن مورد پايش و بررسي قرار گرفته و گزارشات مديريتي مناسب و جامعي را در اختيار مدير پروژه قرار ميدهد. يكي از كارهايي كه در راهكار EPM براي مديريت زمان برنامهريزي شده است استفاده از شاخصهاي عملكرد (KPI) است كه براي كنترل و پيگيري سريع فعاليتهاي پروژه توسط مدير پروژه بسيار كاربردي بوده و به آساني ميتوان فعاليتهاي بحراني پروژه را مشاهده و نسبت به تصميمگيري مناسب جهت انجام به موقع آنها اقدامات لازم را انجام داد.
مدیریت هزینه
مديريت و برنامهريزي هزينههاي پروژه از ديگر مواردي است كه در سازمانهاي پروژه محور مورد توجه مديران قرار داشته و همواره از جمله نكاتي است كه توجه يا عدم توجه به آن پيامدهاي زيان آوري را به دنبال دارد. هزينههاي موجود در پروژه شامل هزينههاي بهکارگيري منابع مختلف و هزينههاي ثابتي است كه براي انجام فعاليتها بايد پرداخت شود. با شروع پروژه و پرداختهاي مالي، ميزان هزينه در هر مرحله از اجراي پروژه محاسبه و با بودجه پيش بيني شده در مرحله قبل از شروع پروژه مقايسه و در صورت بروز اختلافات قابل توجه و پيشيگرفتن هزينههاي واقعي از بودجه اوليه، هشداري براي مدير پروژه جهت تصميم گيري به موقع ارسال ميشود
مدیریت وقایع
پيگيري اخبار و وقايع در بهرهوري و سودآوري مديريت پروژه تاثير بسياري دارد چرا كه اين عمليات امكان ارتباط با اعضاي تيم ومسئولان سازمان را در مورد مشكلات موجود در پروژه و راهكارهاي حل آنها فراهم ميکند. وقايع ميتواند انواع مختلفي شامل خبر، روزنگار، علل تاخير و … داشته باشد که هر يک در نماهاي مختلف قابل مشاهده هستند.
مدیریت ارتباطات پروژه
يكي از مواردي كه در پروژه بايد به آن توجه ويژهاي شود راهكاري جهت ارتباط تيم هاي مختلف پروژه با يكديگر و ارتباط پيمانكار، مشاور و كارفرما در زمينه آگاهي از آخرين اخبار و اطلاعات پروژه ميباشد. اين ارتباطات باعث ميشود تبادل و دردسترسبودن اطلاعات براي كارفرما به سهولت صورت گيرد. يکي از راههايي که ميتوان جهت برقراري اين ارتباط استفاده کرد استفاده از پرتال پروژه يا همان بستر شرپوينت است. با استفاده از اين امكان ميتوان به راحتي اطلاعات را به اشتراک گذاشته و در کمترين زمان ممکن به اطلاعات مورد نياز دسترسي پيدا کرد.
مرکز پروژه
راهكار مديريت پروژه سازمانی، با جمعآوري کليه پروژهها در مركز پروژه و ايجاد محيطي شامل نماهاي مختلف جهت مشاهده تمامي اطلاعات، نياز مديران جهت رويت اطلاعات جزئي و کلي پروژه را فراهم ميآورد. در اين سايت، مستندات پروژه با توجه به نوع دسترسي تعريف شده، قابل رويت است. مديران با رجوع به نماي مورد نظر در ليست نماها، به اطلاعات مورد نظر دسترسي پيدا ميكنند. در مركز پروژه قابليت دسته بندي پروژهها از طريق تکميل فيلدهاي مربوطه فراهم است و جستجوي پروژهها با توجه به مشخصاتي چون محل پروژه، نوع آن، مدير پروژه و … براي مديران ارشد امکانپذير ميباشد.
اهداف استقرار راهکار EPM
ايجاد بستري جهت تسهيل ورود اطلاعات و اطمينان از يكپارچگي اطلاعات پروژهها
تسهيل دستيابي مديران به وضعيت پروژهها
ايجاد روشي جهت استفاده از تجربيات به دست آمده، در پروژههاي آتي
صرفهجويي و تسهیل زمان ايجاد مستندات پروژه
برقراري ارتباطات به صورت شفاف و كارآمد
ايجاد مبنايي جهت تجزيه و تحليل پروژه
مدیریت منابع و نیروی انسانی پروژه
كاهش تداخل امور و سردرگمي
مديريت مستندات پروژه
مديريت زمان پروژه
مديريت هزينه پروژه
استاندارد سازي فرمت دادهها
تسهيل ورود افراد جديد به تيم
تأمين مستندات مختصر و مفيد براي پروژه
ايجاد داشبوردهاي مديريتي از وضعيت پروژهها
حصول اطمینان از امنیت و سطوح دسترسی کاربران
استانداردسازي روشها و رويههاي اجراي پروژهها در سازمان
مديريت موثر و اثربخش پروژه با استفاده از راهکار نرم افزاري مايکروسافت
ايجاد شاخصهاي عملكردي براي پروژهها (شاخص مالي ، فیزیکی ، زماني و … )
https://medium.com/@kumardhiraj2702/9-essential-benefits-of-microsoft-project-server-68dcbf12e8e9
https://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Project_Server