مدیریت هزینه چیست؟
مدیریت هزینه فرایند پیش بینی، تخصیص و کنترل هزینه های پروژه است. مدیریت هزینه به کسب و کار اجازه می دهد هزینه های آتی را پیش بینی کند تا احتمال افزایش هزینه را کاهش دهد. هزینه های پروژه در مرحله برنامه ریزی پروژه محاسبه می شود و قبل از شروع کار باید تایید شود.هنگامیکه طرح پروژه اجرا می شود هزینه ها مستند و پیگیری می شود. پس از تکمیل پروژه هزینه های پیش بینی شده و هزینه های واقعی با هم مقایسه می شوند و معیارهایی برای برنامه های مدیریت هزینه های آتی و بودجه های پروژه ارائه می کنند.
چرا مدیریت هزینه در مدیریت پروژه مهم است؟
کنترل هزینه برای فرایند برنامه ریزی پروژه یک سازمان امری حیاتی است. بدون بودجه دقیق نمی توانید به طور موثر منابع مورد نیاز پروژه خود را ترسیم کنید به عنوان مثال اگر در حال بازسازی یک ساختمان اداری هستید باید یک معمار استخدام کنید، هزینه مصالح ساختمانی را بپردازید و بر سر نرخ ساعتی کارگران توافق کنید. برای انجام این کار باید تمام هزینه ها را به طور دقیق برآورد کنید و مطمئن شوید که بودجه لازم برای پوشش آنها را دارید
مدیریت هزینه در مدیریت پروژه چه مزایایی دارد؟
مدیران پروژه نباید مزایای کنترل هزینه موثر را دست کم بگیرند. سه مورد از مزایای اصلی آن در اینجا ذکر شده است :
جلوگیری از اضافه شدن هزینه ها: مدیران پروژه با تخصیص هزینه ها در مراحل اولیه برنامه ریزی اطمینان حاصل می کنند که در زمینه های خاص بیش از حد هزینه نمی کنند
از ریسک جلوگیری می کنند: یک بودجه خوب دارای امتیاز ریسک است تا اطمینان حاصل شود که در صورت ایجاد هزینه های پیش بینی نشده موفقیت پروژه به خطر نمی افتد
به برنامه ریزی آِینده کمک می کند: گزارش های هزینه می تواند به بهینه سازی منابع کمک کند و این می تواند منجر به بودجه بندی دقیق تری در آینده شود
چالش های مدیریت هزینه چیست؟
مدیریت هزینه پروژه کمی می تواند دشوار باشد.در اینجا سه چالشی که اغلب وجود دارد ذکر شده است:
کمبود منابع : اگر بودجه پروژه خیلی کم باشد ،تامین نیروی کار،مواد و غیره مورد نیاز برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه دشوار است
تخمین نادرست: پیش بینی ضعیف معمولا وقتی اتفاق می افتد که مدیر پروژه بی تجربه باشد یا کامل به دامنه پروژه تسلط نداشته باشد این می تواند باعث افزایش هزینه ها شود و بر سودآوری کلی تاثیر بگذارد.
فناوری قدیمی : مدیران پروژه برای مدیریت دقیق هزینه ها نیاز به دسترسی به فناوری و ابزارهای بصری به روز دارند.
چه کسی مسئولیت مدیریت هزینه را در یک پروژه بر عهده دارد؟
مدیران پروژه مسئول کنترل هزینه پروژه هستند. به عنوان بخشی از نقش خود،انها باید کل هزینه هارا برآورد کنند، بودجه را برنامه ریزی کنند، هزینه ها را نظارت کنند و برای خطرات احتمالی آماده شوند. یک مدیر پروژه باید در طول فرایند مدیریت هزینه هوشیار بماند.
کدام ابزار پروژه به مدیریت هزینه در مدیریت پروژه کمک می کند؟
ابزارهای زیادی می توانند به کنترل هزینه در مدیریت پروژه کمک کنند بهتربن گزینه این است که یک پلتقرم مدیریت پروژه با ابزارهای مختلف انتخاب کنید تا بتوانید نرم افزار را با نیازهای پروژه تنظیم کنید. یکی از بهترین روش ها استفاده از پراجکت سرور در سازمان است، برای کنترل هزینه پروژه به بودجه دقیق نیاز دارید و این کار نیاز به یک ابزار بودجه بندی برای ردیابی هزینه ها با استفاده از نرخ های ساعتی سفارشی و زمینه های مالی مناسب دارد. همچنین مدیران برای کنترل هزینه به طور دقیق احتیاج به گزارش های هفتگی با نمودارهای دقیق دارند که در پراجکت سرور تمامی این امکانات وجود دارد.
منبع: https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-cost-management-in-project-management