مدیریت ارتباطات پروژه

مدیریت ارتباطات پروژه

مدیریت ارتباطات پروژه مجموعه ای از فرایند هاست که به اطمینان از دریافت و ارسال پیام ها توسط افراد درست کمک می کند.مدیریت ارتباطات پروژه یکی از ده حوزه ی دانشی استاندارد PMBOK  است. فرایندهایی که در این زمینه وجود دارد در طی سال ها تغییر کرده اما در حال حاضر سه فرایند اصلی برای مدیریت ارتباطات پروژه وجود دارد که عبارتند از:

برنامه ریزی مدیریت ارتباطات

مدیریت ارتباطات

نظارت بر ارتباطات

نحوه ایجاد یک برنامه مدیریت ارتباطات پروژه

مدیران پروژه باید به طور واضح نحوه مدیریت ارتباطات را در پروژه مشخص کنند و این کار با ایجاد یک برنامه مدیریت ارتباط پروژه امکان پذیر است. در هنگام ایجاد یک برنامه مدیریت پروژه باید به این 5 مرحله توجه کرد

  • اهداف خود را مشخص کنید.هدف از این ارتباط چیست؟
  • مخاطب خود را مشخص کنید: ذی نفعان در این پروژه چه کسانی هستند؟ بهتر است یک لیست از تمام کسانی که در این پروژه مشارکت دارند و در نتایج پروژه تاثیر گذارند تهیه کنید. این لیست باید شامل اعضای تیم، حامیان مالی، مشتریان و سایر افراد علاقه مند باشد.
  • پیام خود را بنویسید.برای هر نوع از ارتباطات چه پیامی دارید؟ مولفه های کلیدی که باید ابلاغ شوند محدوده،برنامه،بودجه،اهداف،ریسک ها و دستاوردهای پروژه است.
  • راه ارتباطی خود را مشخص کنید. پیام ها چگونه ارسال خواهند شد؟ ایا این یک گزارش رسمی است که به تمام ذی نفعان ارسال می شود یا یک توضیح غیر رسمی است؟
  • یک جدول زمانی تهیه کنید.چه زمانی پیام خود را تحویل می دهید؟ ایا ذی نفعان به گزارشات ماهیانه یا هفتگی احتیاج دارند؟ ایا ددلاینی وجود دارد؟ در این قسمت باید مناطق زمانی متفاوت و برنامه کارمندان را در نظر بگیرید.

برنامه مدیریت ارتباطات شما باید شامل این موارد باشد: چرا پیام ارسال می کنید؟ به چه کسی پیام ارسال می کنید؟چه اطلاعات به خصوصی را ارسال می کنید؟ از چه طریقی این پیام را ارسال می کنید.؟ مشارکت دادن ذی نفعان در ایجاد این برنامه بسیار مهم است. شما باید ترجیحات و انتظارات ان ها را بدانید و در برنامه اعمال کنید. اگر شما بیش از اندازه با ذی نفعان مکاتبه داشته باشید ممکن است دیگر توجه زیادی به مکاتبات شما نداشته باشند و اگر ارتباط کمی داشته باشید ممکن است دچار سوءتفاهم شوند.بنابراین مهم است که اعتدال را رعایت کنید.

نکته مهم این است که بتوانید ارتباط خوب و مفیدی برقرار کنید و همچنین شنونده ی خوبی باشید. قبل از ایجاد برنامه مدیریت ارتباطات باید به همه عوامل توجه کرد و همه ی نظرات را در نظر گرفت.

مدیریت ارتباطات پروژه

هنگامیکه برنامه مدیریت ارتباطات پروژه به تصویب می رسد وظیفه مدیر پروژه است که از اجرای موفقیت امیز آن اطمینان حاصل کند. این بدان معناست که برنامه باید به طور منظم بازنگری و به روز شود تا هرگونه تغییر در پروژه یا ذی نفعان آن منعکس شود.

مدیر پروژه همچنین باید بر اجرای برنامه مدیریت ارتباطات پروژه مدیریت کند که موارد زیر را شامل می شود:

  • جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها
  • انتقال یا توزیع ارتباطات
  • ذخیره و مستند سازی فایل مکاتبات،گزارش و…
  • دفع هرگونه ارتباط قدیمی در زمان اتمام پروژه یا تاریخ معین

نظارت بر ارتباطات پروژه

این فرایند در PMBOK  کنترل ارتباطات نامیده می شد اما در ویرایش ششم به روز شد.اگرچه عنوان تغییر کرده است اما روند کار یکسان است. این کار شامل نظارت و کنترل ارتباطات پروژه در کل چرخه حیات پروژه است. یک نظارت واقعی باید بخشی از برنامه مدیریت ارتباطات پروژه باشد

چگونه در مدیریت ارتباطات پروژه موفق باشیم؟

ارتباطات خوب یکی از اجزای حیاتی موفقیت پروژه است. در واقع، ارتباطات ضعیف یکی از دلایل اصلی شکست پروژه است.

مدیریت ارتباطات پروژه تضمین  می کند که این اتفاق نمی افتد.مدیران پروژه موفق از روش های ارتباط رسمی و غیر رسمی استفاده می کنند که این به امر افزایش شانس دریافت پیام کمک می کند.به طور خلاصه از زبان ساده استفاده کنید،به موضوعات مرتبط پایبند باشید،پیام ها را مختصر نگه دارید و تمام اطلاعات را در یک مکان قرار دهید.

مهارت های مدیریت ارتباطی زیر می تواند شانس موفقیت مدیر پروژه را افزایش دهد.:

مهارت های گوش دادن قوی

مهارت های نگارشی قوی

پرسیدن سوال و بررسی بیشتر برای اطلاعات بیشتر

تنظیم و مدیریت انتظارات

ایجاد انگیزه در افراد برای مشارکت کردن در پروژه

مهارت های حل مساله

توانایی خلاصه کردن و بازخوانی آنچه شنیده اید

 منبع:https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-project-communication-management/

این نوشته در ... ارسال شده است. این لینک مستقیم به این نوشته است.
مدیریت پروژه سازمانی گروه کسب و کار وندا

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

ضبط پیام صوتی

زمان هر پیام صوتی 2 دقیقه است