شاید به نظر خیلیها کار یک مدیر پروژه آسان بیاید. وی تنها باید بهترین متخصصها را جمع و کارشان را مدیریت کند تا به نتیجه مطلوب برسند. در حالت ایدهآل، همه چیز این گونه به نظر میرسد. ولی در واقعبت، هر مدیر پروژهای با تلههای زیادی رو به رو میباشد.
در وحله اول باید بدانید که وقتی مسئول یک پروژه میشوید، همه چیز اعم از مسئولیتها، انجام به موقع کارهای برنامهریزی شده و تحقق هدف نهایی کاملاً به گردن شماست. اما اجرای خود پروژه بر عهده متخصصهایی که در تیم جمع کردهاید. به همین دلیل است که توانایی رهبری لزوماً بالاترین اولویت نیست. مهم است بدانید که ملاک شما در هنگام انتخاب تیم، نباید صرفاً داشتن توانایی انجام وظایف و امور پروژه باشد. بلکه باید کسی را پیدا کنید که همیشه بهترین راه حلها را برای انجام پروژه به شما ارائه میدهد. پس در گردهمآوری یک تیم، با دقت و با فکر پیش روید. افرادی را انتخاب کنید که نه تنها برای پروژهای که در دست دارید، بلکه برای پروژههای آتی نیز، تمایل به همکاری با ایشان را داشته باشید.
یادتان باشد که زمان، پول است
بهترین حالت این است که تیم متخصصی داشته باشید که وقتی به ایشان وظیفهای انتزاعی محول میکنید، بتوانند به سرعت و به طرز مفیدی آن را به تحقق برسانند. به عبارت دیگر، به تیم خود میگویید که فلان مشکل وجود دارد و یا فلان کار باید انجام شود. اگر افراد تیمتان در آن زمینه به خصوص دانشی عمیق داشته باشند، پس به راهنمایی دقیق و پله به پله برای حل آن مشکل خاص نیازی نخواهند داشت و میدانند که باید چه کاری انجام دهند.
داشتن دانش عمیق و ژرف در کاهش زمان مصرفی برای انجام وظایف بسیار تاثیرگذار است. اگر مدیر پروژه مجبور باشد که هر بار به تیم متخصص راهکار ارائه دهد که چه کاری انجام دهند، از چه ابزاری استفاده کنند و به کدام سمت پیش بروند، زمان زیادی به هدر خواهد رفت.
منطقی است که به هر عضو تیم وظیفهای محول کنید که تحت کنترل آن فرد باشد. اگر کسی بتواند بدون نیاز به کمک، مسئولیت وظیفهای را به عهده گیرد، مانند طلا ارزشمند است!
به طور مثال، تصور کنید که به یک دیزاینر میگویید که تمایل دارید محصول خاصی را در نوری مطلوب به نمایش بگذارید. سپس آن فرد با استفاده از دانش تخصصی خود و ابزارهای پیشرفته مانند ابزارهای جداسازی پس زمینه از عکس، یا با انتخاب ترکیب رنگ متناسب یا چیزی از این قبیل، بتواند به سرعت نتیجه مورد نظرتان را به شما ارائه دهد.
توانایی برقراری ارتباط را در خود تکامل بخشید
بسیاری از مدیران پروژه به اشتباه به دنبال متخصصی میگردند که بتواند با تیم زبان مشترک پیدا کند. کسی که تمام تلاشش را میکند تا از درگیر شدن با دیگران دوری کند. اما این روش، لزوماً همیشه بهترین روش نیست.
فرض کنید که تیمی دارید متشکل از افرادی که همسان فکر نمیکنند. هر فردی ویژگیهای شخصیتی خاص خودش را دارد. در چنین شرایطی است که تیم شما میتواند نگاهی هوشیارانه به راههای رسیدن به اهداف داشته باشد. بدین ترتیب، هیچ مشکلی از چشم ایشان دور نخواهد ماند. مسلماً مراوده با چنین تیمی، برای مدیر پروژه دشوار خواهد بود. اما دقیقاً به همین دلیل است که داشتن مهارتهای ارتباطی، جزو نیازهای اولیه یک مدیر پروژه میباشد. چرا که این وظیفه شماست که رویکردی داشته باشید که همه را راضی نگه دارد.
ما این جا در رابطه با حل اختلافاتی که مربوط به شخصیت افراد است، صحبت نمیکنیم. بلکه صحبتمان در رابطه با متخصصانی است که از تفکر انتقادی خود در جهت منفعت پروژه استفاده میکنند.
ارزشهای مشترک را تقویت بخشید
با این که در نهایت، به هر کسی مقدار کار مشخصی محول خواهد شد، ضروری است که در شروع پروژه همه دور هم جمع شوند و بر سر قوانین و ارزشهای مشترک توافق نمایند. این امر در طول حیات پروژه، راهنمای اعضای تیم خواهد شد.
میبایست قبل از این که تیم شروع به کار کند، بر روی این که چه چیزهایی قابل قبول است و چه چیزهایی قابل قبول نیست، تاکید شود. این وظیفه همه افراد است که برای تک تک اعضای تیم محیط کاری راحت و مناسب برای کار تیمی فراهم سازد.
حتی میتوانید قانونی بگذارید تا هیچ متخصصی، برای دیگر اعضای تیم که مشغول به انجام کار خود هستند، مشکل اضافیای ایجاد نکند. به طور مثال، هیچ کس حق ندارد با محول کردن امور غیر ضروری به دیگران، ایشان را بیش از حد تحت فشار قرار دهد. اگر امکانش وجود دارد، هر کسی میبایست وظایف ساده را خود انجام دهد. به خصوص اگر دیگر افراد تیم سرشان با وظایف مهم شلوغ است.
همچنین حیاتی است که به افراد اجازه گوشه گیری و کناره گیری از جمع داده نشود. همه باید احساس کند که عضوی از تیم هستند و هر فردی باید سعی کند تا دیگر افراد را درک کند.
به اعضای تیم اجازه دهید که با سرعت خود کار کنند
وقتی تقسیم وظایف میکنید، بر سر مهلت تحویل با متخصص به یک توافق میرسید. اما گاهاً ممکن است افراد تیم به دلیل بُروز مشکلات غیر قابل پیشبینی، به زمان بیشتری برای تحویل نیاز داشته باشند.
در چنین شرایطی، ممکن است این افراد از بیان درخواست خود برای زمان بیشتر، ابا داشته باشند. چرا که میبینند دیگر اعضای تیم، بدون نیاز به زمان اضافی، کار خود را به صورت مفید و در بازه زمانی توافق شده اولیه تحویل میدهند. همین امر در ایشان این ترس را ایجاد میکند که شاید با بیان درخواست زمان بیشتر، از پروژه برکنار شده و حتی اخراج شوند.
به همین دلیل است که برقراری ارتباط شفاف از ابتدای پروژه بسیار حیاتی است. هیچ کس نباید از گزارش مشکلات بترسد. در هنگام بروز مشکل، مدیر پروژه مسئول است تا با ریختن طرح کاریای جدید، راه را برای اعضای تیم هموار سازد. پس از این کار، حالا شما میتوانید با همکاری دیگر اعضا، راهی برای جبران زمان اضافی مصرف شده، بیابید.
دیگران را به کنش گرایی ترغیب کنید
شما به افرادی نیاز دارید که نه تنها کاری را که به ایشان محول شده انجام میدهند، بلکه کارایی روشهای اجرایی به خصوص را نیز ارزیابی میکنند. میتوانید یا افرادی را استخدام کنید که مو به مو از قوانین نوشته شده پیروی میکنند و در آخر منتظر دریافت حقوق میشوند و یا افرادی را استخدام کنید که نتیجه برایشان تنها انگیزه نیست؛ بلکه راندمان و کارایی نیز برایشان مهم است.
به طور مثال، فرض کنید به تیم گفته میشود که برای انجام کاری، روش خاصی را پیش بگیرند. اما متخصصین برای آن کار، راهی متفاوت میشناسند که موثرتر است. این افراد سرمایههای ارزشمند شما هستند. به خصوص وقتی که از کنش گرایی و بیان نظر خود هراسی ندارند.
تیم رویایی خود را گردهم آورید
هر مدیر پروژه، میبایست افرادی را که در تیم شرکت میکنند، به طور موثر مدیریت کند. فراتر از آن، مدیران باید بتوانند افرادی را پیدا کنند که در راه انجام بهینه و هر چه سریعتر پروژه، تمام تلاش خود را بکنند. بدین طریق، شما تیمی رویایی تشکیل خواهید داد که نه تنها در این پروژه، بلکه در پروژههای آتی نیز میتوانید با ایشان همکاری کنید.
مرجع:
https://www.business-opportunities.biz/2022/03/15/how-project-manager-build-strong-team-specialists