7 نکته که به شما کمک می کند تا از محدوده پروژه خود فراتر نروید

مدیران پروژه به خوبی می دانند که تعریف اسکوپ و یا همان محدوده پروژه و تنظیم بیانیه محدوده، تنها یک نقطه شروع می باشد. ماندن در محدوده تعریف شده پروژه که قدم بعدی محسوب می شود، بسیار پیچیده تر بوده و به همان مقدار حیاتی است. برآورد می شود که 52 درصد از کل پروژه ها، بالاخره در جایی دچار خزش محدوده می شوند. چنین رشد محدوده خارج از کنترلی، می تواند شانس موفقیت پروژه شما را به خطر بیاندازد.

شرکت هایی که فرآیند تحویل ارزش در آن ها به بلوغ رسیده است، کمتر احتمال دارد که به مشکل خزش محدوده بربخورند. ولی حتی بی حاشیه ترین پروژه ها در چنین شرکت هایی نیز، در شرایط بحرانی غیر قابل پیش بینی (مانند همه گیری کووید 19 که شاهد آن بودیم)، درگیر این مشکل خواهند شد. فضاهای کاری کنونی، بی ثباتی، نامعلومی، پیچیدگی و ابهام را تجربه کرده اند. به گزارش شرکت KPMG این تجربه، سازمان ها را وادارکرده که موارد کسب وکاری بنیادی  خود را دوباره ارزیابی بنمایند، فرآیند تحویل را دوباره بچینند، پروژه ها و برنامه های خود را بهبود بخشند و در رابطه با رویکرد انتخاب و تحویل پروژه خود تجدید نظر کنند.

با در نظر گرفتن این موضوع، پس مدیران پروژه چگونه می توانند از خزش محدوده پروژه، حتی در زمان بحران جلوگیری بنمایند؟

محدوده پروژه را با در نظر گرفتن حال و آینده، تعیین نمایید.

صرف نظر از این که آیا احتمال می دهید که پروژه شما تحت تاثیر عوامل مهم و چشمگیر خارجی قرار بگیرد یا خیر، بهترین روش این است که تمام پروژه را تحت شرایط کنونی و یا احتمالا متغیر در آینده، برنامه ریزی نمایید. در عین حال که کووید 19 بحرانی است غیر عادی، اما در رابطه با اهمیت انعطاف پذیری و وفق دادن خود با شرایط به ما درس هایی با ارزش داده است که خیلی پیش تر باید آن ها را می آموختیم. یکی از کلیدی ترین درس ها این است که تغییرات، (چه داخلی و چه خارجی) حتی اگر به ظاهر بر روی یک پروژه ساده بی تاثیر یا کم تاثیر باشند ، ممکن است در نهایت عواقب ناخواسته قابل ملاحظه ای به بار بیاورند.

ریسک های در حال بروز احتمالی را شناسایی و بررسی نمایید.

در طول پروژه، همواره ریسک هایی وجود دارند که در حال بروز می باشند. حتی اگر در نگاه اولیه به نظر برسد که این ریسک ها فقط یکی از بخش ها را درگیر می کنند، به احتمال بسیار زیاد، به صورت موجی روی تمامی بخش ها خواهند گذاشت. به هر ریسک به عنوان بخشی از یک تار وسیع نگاه کنید. یک سر هر ریسک را بگیرید و آن را تا بخش خودتان، سپس در سطح شرکت و در نهایت در سطح کلی پروژه ها، دنبال کنید. همیشه در ذهن داشته باشید که تا زمانی که مطمئن نشده اید این ریسک ها حتی تاثیر غیرمستقیم (هر چند ناچیز) نیز بر روی پروژه شما ندارند، هرگز نباید در رابطه با تاثیرات احتمالی آن ها پیش داوری کنید.

زمان های تحویل را به کرات بازنگری نمایید.

با شروع همه گیری کرونا، می توان گفت که تمامی پروژه ها با تاخیر در زمان تحویل رو به رو شدند. خواه به دلیل مشکلات منابع، خواه به دلیل مشکلات در حمل و نقل و یا تاخیر در زنجیره تامین، مدیران پروژه به احتمال قریب بر اتفاق، در رابطه با زمان های تحویل به مشکل بر می خورند. راه حل کلیدی این است که به کرات زمان بندی ها را بررسی کنید تا در صورت نیاز، بتوانید سریعا پیگیری های لازم را انجام داده و در صورت نیاز اقدام به اصلاحات نمایید.

با اسپانسرها و ذی نفعان خود درباره تاثیر محدوده پروژه روراست باشید.

  • یک مدیر پروژه خوب می داند که مطلع نگه داشتن اسپانسرها و ذی نفعان، امری است حیاتی. برای موفقیت پروژه، بهتر است که این افراد در لحظه در جریان امور باشند. نه این که پس از کار از کار گذشتن، از شما خبرهای منفی بشنوند. اگر فکر می کنید مسئله ای بر روی محدوده پروژه تاثیر خواهد گذاشت، چه مقصر شما باشید و چه نباشید، بهتر است که کمک بخواهید. این افراد معمولا بهتر قادر خواهند بود که پروژه را به مسیر درست هدایت کنند. همین به دیگران کمک خواهد کرد تا شانس بهتری برای گرفتن تصمیم درستی که از اثرات مخرب خزش محدوده بکاهد، داشته باشند.

از درخواست های تغییر پیشی بگیرید.

  • درخواست تغییر بسیار معمول است. اما سرعت عمل مدیر پروژه در پیشی گرفتن از این درخواست هاست که باعث می شود یک پروژه در محدوده خود باقی بماند و یا از محدوده بیرون برود. به تعویق انداختن درخواست تغییر و یا دوری کردن از آن، می تواند عواقب به مراتب بدتری داشته باشد. بهتر است به محض پیش آمدن نیاز برای تغییر و یا حتی زمانی که احتمال پیش آمدن این نیاز را در رادار پروژه خود احساس می کنید، پیش دستی گرفتن از این مسائل را در اولویت کار خود قرار دهید. این گونه می توانید از تاثیرات مخرب بکاهید.

محدوده پروژه را طوری نظارت کنید که انگار همین حالا نیز دچار مشکل می باشد.

محدوده پروژه را همیشه، همیشه، همیشه نظارت کنید!! مطمئن باشید که هر چه قدر بر روی آن نظارت داشته باشید، باز هم کافی نخواهد بود. به خصوص وقتی شرایط نا معلوم است. فقط با داشتن چنین درجه از حساسیتی است که در صورت بروز کوچک ترین مشکل و یا ریسک احتمالی، می توانید پیش از این که مشکل به یک کابوس تبدیل شود، آن را شناسایی نمایید. این گونه حساسیت، به شما زمان کافی می دهد تا برای فاکتورهایی که ممکن است بعداً مثل خاری در چشمتان برای شما دردسر ایجاد کنند، تدبیری بیاندیشید.

زمانی که به کمک نیاز دارید، انکار نکنید – و پیش از این که دیر شود، درخواست کمک نمایید.

یکی از اشتباهاتی که بسیاری از مدیران پروژه انجام می دهند این است که فکر می کنند کمک خواستن، ایشان را بی کفایت و بی صلاحیت جلوه می دهد. در صورتی که به هیچ وجه چنین نیست و تصوری اشتباه تر از این وجود ندارد! شما پیش از این که یک مدیر پروژه باشید، یک انسان هستید – در نتیجه، به عنوان یک انسان، منطقی نیست که از خود انتظار داشته باشید که همیشه همه چیز را بدانید. مطمئن باشید اگر درخواست کمک بکنید، اسپانسرها و ذی نفعان برای شما احترام بیشتری قائل خواهند شد. به خصوص اگر این درخواست، در نهایت به پروژه کمک کند که در محدوده خود باقی بماند. تقاضای کمک، وقتی که به آن نیاز دارید، به دیگران نشان می دهد که سلامت پروژه و ذی نفعان آن برای شما، جلوتر از غرورتان و در اولویت قرار دارد.

ممکن است این نکات برای برخی از مدیران بدیهی به نظر بیاید، اما با توجه به تحولات محیط های کاری و پروژه های کنونی، به خاطر سپردن آن برای مدیران پروژه جدید و یا حتی بسیاری از مدیران کارکشته می تواند امری چالش بر انگیز باشد. به خاطر داشته باشید که نگه داشتن یک پروژه در محدوده، نیازمند برنامه ریزی از پیش، نظارت دقیق و اقدام به موقع برای انجام تغییرات لازم می باشد.

این نوشته در ... ارسال شده است. این لینک مستقیم به این نوشته است.
مدیریت پروژه سازمانی گروه کسب و کار وندا

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

ضبط پیام صوتی

زمان هر پیام صوتی 2 دقیقه است