مدیریت تغییر چیست؟

مبحث تغییر همیشه بحثی داغ برای کسب و کار و مدیریت پروژه بوده است.

پروژه دارای پایانی است مشخص و زنجیره ای است از وظایف و تسک ها که باید تکمیل شوند تا نتیجه خاصی را حاصل کنند.

تعریف ما از موفقیت پروژه، تحویل به موقع نتیجه بر اساس محدوده پروژه و با هزینه مناسب و کیفیت بالاست.

 

ولی ارزش پروژه با تحویل نتیجه حاصل نمی شود. بلکه وقتی پروژه ارزشمند می شود که نتیجه حاصله با موفقیت در محیط به کار گرفته شود.

با شروع به کارگیری نتیجه، محیط مربوطه خواسته یا ناخواسته، دچار تغییر خواهد شد.

شما – و تمامی ذی نفعان پروژه – به عنوان سفیران تغییر، نقشی فعال یا غیرفعال را ایفا خواهید کرد.

صرف نظر از نقشتان در پروژه، شما در قبال سازمان خود مسئولیت ایجاد ارزش را بر عهده دارید. بنابر این باید حداکثر بهره گیری را از نتیجه پروژه انجام دهید.

در این جاست که مدیریت تغییر ضروری می شود.

تعریف ما از تغییر

در وحله اول، باید مشخص کرد که منظور از تغییر در مدیریت تغییر چیست؟

مدیریت تغییر به تغییری اشاره دارد که با به کار گیری نتیجه پروژه در سازمان حاصل می گردد.

این تغییرات می توانند در موارد زیر به وجود بیایند:
فرآیندها، سامانه ها، ابزار، نقش های کاری، رفتارهای حساس، طرز فکرها/برخوردها/باورها، ساختار گزارش دهی، بررسی عملکرد، جبران و مکان (برگرفته از روش مدیریت تغییر پروشی).

 

به طور معمول، وقتی از تغییر در مدیریت پروژه/محصول صحبت می کنیم، منظورمان تغییر محدوده می باشد.

تغییرات محدوده در روش سنتی و روش Waterfall یا آبشاری، چیز مطلوبی نیست. تیم پروژه به هم فکری اسپانسر، در آغاز در مورد محدوده پروژه تصمیم گیری می کنند. در چنین شرایطی، تغییرات محدوده می توانند هزینه بر باشند و با نزدیک شدن پروژه به پایان، به صورت تصاعدی بالا رود. مدیر پروژه باید یک فرمت رسمی فشرده و دارای ساختار “درخواست تغییر” بسازد. چرا که وقتی ذی نفعان پیشنهاد یک تغییر می کنند – به طور مثال ایده ای جدید می دهند – می توانند این عمل را توجیه نمایند. ذی نفعان می بایست ثابت کنند که نفع تغییرات پیشنهادی شان از اختلالی که ایجاد می کند بیشتر است.

بازار امروز عرضه به بازار سریع تر و انعطاف پذیری بیشتری نسبت به خواسته های مشتریان، طلب می کند. به همین دلیل به محدوده پروژه انعطاف پذیری نیاز می باشد که بتوان آن را در هر لحظه و بنا به نیاز تغییر داد. روش چابک به این هدف کمک می کند. تیم های چابک با استفاده از تکرارها، موارد قابل تحویل را بررسی می کنند و خود را به تقاضای مشتریان وفق می دهند. ذی نفعان از تغییرات محدوده فرار نمی کند، بلکه همه به دنبال تغییرند و از آن استقبال می کنند. همچنین به منظور زیاد کردن دریافت بازخورد از مشتریان، تیم بر روی شفافیت و روابط اعتماد برانگیز متمرکز می باشد.

هنگامی که از موفقیت پروژه در زمینه محدوده و کیفیت صحبت می کنیم، در اصل داریم درباره پیش نیازهایی صحبت می کنیم که باید آن ها را انجام دهیم.

در مدیریت تغییر، تمرکز ما روی تغییر محدوده نیست. بلکه روی تغییرات سازمانی ای است که با اعمال نتیجه پروژه به وجود می آیند.

مدیریت تغییر

مدیریت تغییر عبارت است از اعمال یک فرآیند ساختاری و دسته ای از ابزارها برای رهبری جنبه انسانی تغییر به منظور به دست آوردن نتیجه مطلوب.

برای ایجاد ارزش، به کیفیت و محیطی نیاز داریم که پذیرای نتیجه پروژه بوده و آن را به کار بگیرد. محیط یعنی افراد. مدیریت تغییر یعنی کنترل و تحت تاثیر قرار دادن هر فاکتور احتمالی که افراد را مجبور به استفاده از نتیجه پروژه می کند.

در اکثر موارد، این افراد هستند که از نتیجه پروژه استفاده می کنند و نه ماشین ها. و افراد توانایی بسیار بالایی در تبهر در یک زمینه خاص دارند. اما برای استقبال و بهره گیری از تغییرات دچار مشکل می شویم چرا که تغییرات، محیطی که با آن خو گرفته ایم را مختل می نمایند.

انسان ها موجوداتی شکاک هستند. چرا که همین شک و عدم اعتماد است که اجداد ما را در موقعیت هایی که مسئله مرگ و زندگی در میان بود، نجات داده است. تکامل ما را اینگونه عادت داده که همیشه به دنبال نتایج منفی باشیم و خود را برای بدترین ها آماده کنیم.

پس هنگامی که به تاثیر پروژه خود فکر می کنید، همیشه در نظر داشته باشید که اعمال نتیجه پروژه یک تغییر است و افراد برای تغییرات مانع ایجاد خواهند کرد. صرف نظر از این که چه قدر نتیجه پروژه خوب است.

هر فرد با سه فاکتور متفاوت خود را با تغییر وفق می دهد: سرعت وفق، نهایت بهره گیری، مهارت.

 سرعت وفق

فرد چه قدر سریع خود را با تغییر وفق می دهد.

وقتی یک محصول نو به بازار عرصه می کنید، مشتریان متفاوتی دارید:

نوآوران پیش دست، کسانی که پیش از دیگران محصول را خریده و هر نو آوری ای را امتحان می کنند.

اکثریت، کسانی که بیش از هر چیز به ارزش محصول علاقه مندند.

افراد دیر اقدام کننده، کسانی که چون مجبورند محصول جدید را می خرند.

مشابه با کسانی که تغییر را دریافت می کنند، مدیر تغییر می بایست برای تمایل هر فرد نسبت به استفاده از این تغییرات نیز برنامه ریزی کنند. به طور مثال:

تمامی نوآوران پیش دست را به عنوان سفیر و تستر دخیل سازید.

ارزش محصول خود را به وضوح به اکثریت نشان دهید.

به احتیاجات افراد دیر اقدام کننده رسیدگی و از آن حمایت کنید.

نهایت بهره گیری

چه تعداد از کارمندان در نهایت خود را با تغییرات وفق می دهند.

مخاطب نهایی نتیجه پروژه شما کیست؟ از آن تعریف دقیقی داشته باشید و درصد کارمندانی که از تغییر استفاده می کنند را محاسبه نمایید.

به تعریف خود از “استفاده کردن” دقت کنید. به طور مثال، اگر نتیجه پروژه یک ابزار جدید دیجیتال است، تعداد افرادی که صرفا اکانت ساخته اند، می تواند به مراتب بیشتر از تعداد افرادی باشد که به صورت فعال از آن اسنفاده می کنند.

مهارت

کارمندان پس از اتخاذ تغییرات تا چه حد موثرند.

ما ارزش سازی را محاسبه می کنیم. تغییرات در معیارها چیست؟

مهارت نیز می تواند معیار کیفیتی برای موفقیت پروژه باشد. همین دلیل دیگری است که نشان می دهد شما باید اطمینان حاصل کنید که افراد از نتیجه پروژه استفاده می کنند. و همچنین می بایست اعمالی را طراحی و اعمال نمایید که تبهر افراد را در زمینه نتیجه پروژه افزایش می دهد.

قدم بعدی شما

اسپانسرها پاسخگو هستند ولی تمام بار مسئولیت بهره گیری از نتیجه پروژه و مدیریت تغییر، بر دوش آن ها نیست.

هر ذی نفعی، اختلالی در سیستم ایجاد می کند. شما می بایست به محیط و مراودات بین اجزای سیستم احترام بگذارید.

مدیریت تغییر مسئولیت تک تک ذی نفعان می باشد.

سنگ تمام بگذارید، کنترل را به دست بگیرید و اطمینان حاصل کنید که افراد از نتایج کار شما بهره می برند.

 

 مرجع:

https://medium.com/agileinsider/change-management-what-is-it-and-why-do-you-need-it-now-ba0c0089d163

این نوشته در ... ارسال شده است. این لینک مستقیم به این نوشته است.
مدیریت پروژه سازمانی گروه کسب و کار وندا

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

ضبط پیام صوتی

زمان هر پیام صوتی 2 دقیقه است