شناخت خط مبنا در مدیریت پروژه

من اغلب از اینکه چقدر در تعیین اهداف خوب عمل کرده‌ایم شگفت زده می‌شوم. با ظهور  OKR ها و سایر چارچوب‌های هدف‌گذاری، متخصصان تقریباً از هر صنعتی می‌توانند با اطمینان اهدافی را برای پروژه‌ها و تیم‌ها تعیین کنند. فهمیدن علت دستیابی یا عدم دستیابی به هدف بسیار دشوار است. یک خط مبنا برای پروژه کمک می‌کند تا ارزش به آن گفتگو فراهم و اضافه شود. با ایجاد خط مبنا برای پروژه، می‌توانید کاوش خود را با یک سوال ساده شروع کنید: « آیا ما به خط مبنای پروژه رسیدیم؟ » با این زمینه ، شما می‌توانید به راحتی بفهمید که چرا اهداف محقق شده یا نشده‌اند.

یک مبنا یا خط مبنا در مدیریت پروژه یک نقطه مرجع ثابت است که برای مقایسه عملکرد پروژه در طول زمان استفاده می‌شود. مدیران پروژه از خط مبنا برای درک چگونگی پیشرفت محدوده ، زمان‌بندی و هزینه پروژه تا زمان تکمیل استفاده می‌کنند . خط‌های مبنا با اهداف متفاوت هستند زیرا آنها بر وضعیت پروژه تمرکز دارند در حالی که هدف‌ها بر نتایج متمرکزند. افزودن خط مبناهای پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا درک کنید وضعیت پروژه در طول زمان چگونه به تکمیل اهداف پروژه کمک کرده است .

تحقق اهداف: هدف اصلی این بود که فرم ثبت‌نام قدیمی با مقررات عمومی حفاظت از داده مطابقت داشته باشد. اگر راه‌حل ارائه شده این نیاز را برآورده کرده و نگرانی‌های مربوط به این مقررات را رفع کرده باشد، پروژه به هدف اصلی خود رسیده است.

مدیریت زمان : اگرچه پروژه قرار بود دو هفته طول بکشد ، اما سه هفته طول کشید تا تکمیل شود. از دیدگاه مدیریت زمان ، پروژه به تعویق افتاد، اما این تأخیر ممکن است با توجه به پیچیدگی و فوریت توجیه‌پذیر باشد .

تضمین کیفیت: تیم پروژه یک آزمایش سرتاسری انجام داد و راه‌حل را با موفقیت به تولید رساند. این نشان می‌دهد که تیم به احتمال زیاد اطمینان حاصل کرده که راه‌حل به طور کامل آزمایش شده و استانداردهای کیفی را قبل از راه‌اندازی رعایت کرده است .

رضایت ذینفعان : اگر ذینفعان، مانند کاربران ، تیم حقوقی یا مدیران تجاری ، از راه‌حل و تأثیری که بر کسب‌وکار داشته ، راضی باشند ، می‌توان پروژه را موفق در نظر گرفت .

تمرکز بر هدف پروژه احتمالاً جواب مثبت خواهد داد ! اما چک کردن با خط مبنا پروژه ممکن است به پاسخی متفاوت منجر شود. خط مبنا برای پروژه زمان‌بندی ، محدوده و هزینه تعیین می‌کند، پس بیایید نگاهی بیندازیم . پروژه قرار بود دو هفته طول بکشد، اما به سه هفته رسید. محدوده فقط توسعه بود، اما مشخص شد که طراحی برای یک پاپ‌آپ GDPR (مقررات حفاظت از داده های عمومی ) مورد نیاز است. هزینه‌ها افزایش یافت زیرا طراح در بودجه لحاظ نشده بود و تیم توسعه اکنون یک هفته در پروژه بعدی خود عقب مانده است . ما همیشه می‌خواهیم موفقیت را جشن بگیریم ، اما یک خط مبنا پروژه به تمام تیم‌ها کمک می‌کند تا بفهمند این موفقیت با چه هزینه‌ای به دست آمده است .

عناصر کلیدی خط مبنای پروژه

مدیران پروژه می‌دانند چه چیزهایی در یک طرح پروژه عالی مورد نیاز است. خوشبختانه بسیاری از اصول مدیریت پروژه اکنون به طور گسترده استفاده و درک می‌شوند . اجزای اصلی مبنا پروژه احتمالاً در حین شکل‌گیری پروژه مورد بحث قرار می‌گیرند و با بسته‌بندی ساده آن‌ها با هم، مبنا پروژه را خواهیم داشت و آماده شروع کار خواهیم بود .

محدوده پروژه

محدوده پروژه یک طرح دقیق از فعالیت‌ها، منابع و دستاوردهای مرتبط با پروژه است. مهمتر از همه، محدوده مرزهای پروژه را با اظهارات واضح در مورد اینکه چه چیزی شامل پروژه می‌شود و چه چیزی شامل نمی‌شود، تعیین می‌کند. محدوده پروژه همچنین ذینفعان کلیدی، هم تیمی‌ها، فرآیندها، مفروضات و محدودیت‌ها را مشخص می‌کند. همه این موارد در یک بیانیه محدوده مستند می‌شوند .

برصرف نظر از اینکه سازمان شما به صورت اسپرینت ، ساعتی ، روزانه یا هفتگی کار می‌کند، خط مبنا پروژه شما نیاز به یک برنامه‌زمانی دارد. یک برنامه‌زمانی کامل شامل تاریخ شروع ، تاریخ پایان و زمان سپری شده بین آن‌ها (مدت‌زمان) است. بسیاری از تیم‌ها تاریخ‌های پایان پروژه را با عناوین زیبا مانند “پیش‌بینی‌شده” یا “برآورد‌شده” مشخص می‌کنند. نکته خوب در مورد یک خط مبنا پروژه این است که با عدم قطعیت سروکار نداریم. تعیین برنامه‌زمانی در روز اول، شرط لازم برای استفاده موثر از خط مبنا است .

در مثال  GDPR ، یک مدیر پروژه ممکن است برنامه‌ای دو هفته کاری تعیین کند که شامل دو روز برای کشف، پنج روز برای توسعه و سه روز برای آزمایش و پیاده‌سازی است .

هزینه

مدیران پروژه در این کار بسیار ماهر می‌شوند ! هزینه پروژه مبلغی به صورت ریال یا زمان است که تیم‌ها توافق می‌کنند به پروژه اختصاص دهند . هزینه شامل بودجه‌ای برای هر هزینه‌ای است که تیم ممکن است در اجرای محدوده پروژه متحمل شود. جایی که تیم‌ها در نظر گرفته می‌شوند، زمان از دست رفته و عدم کار بر روی سایر پروژه‌ها می‌تواند در هزینه پروژه مؤثر باشد .

فرض کنیم “تیم توسعه A” در مثال GDPR از کارکنان ساعتی تشکیل شده است، بنابراین هزینه پروژه برابر است با مجموع نرخ‌های ساعتی آن‌ها ضربدر 40 ساعت در هفته در دو هفته

چگونه می توان مبنای پروژه را تعیین و با تهیه کرد ؟

مبنای پروژه شما باید در طرح پروژه شما باشد . این مبناها بهتر است در اسناد باز و قابل ویرایش که به راحتی برای همه اعضای تیم پروژه قابل دسترسی هستند، ایجاد شوند. یک قالب در Confluence می‌تواند به تیم‌های شما کمک کند تا طرح‌های پروژه از پیش‌قالب‌بندی شده را با فضایی اختصاصی برای مبنای پروژه ایجاد کنند . .

اولین چیزی که اغلب به صفحه پروژه شما اضافه می‌شود، بیانیه محدوده است. بیانیه‌های محدوده معمولاً در جملات یا گزینه ها نوشته می‌شوند که کار مهم ، منابع و موارد قابل تحویل برای پروژه را پوشش می‌دهند . بیانیه‌های محدوده اغلب بارها و بارها با تغییرات ویرایش می‌شوند .

فرصت رشد این است که بیانیه محدوده پروژه را گرفته و آن را مطابق با مبنای پروژه تعریف کنید . به جای ایجاد تغییرات در بیانیه محدوده ، نیت خود را مرور کنید و یک معیار واضح از گسترش محدوده که اغلب پروژه را از مسیر خارج می‌کند، داشته باشید .

مورد بعدی برنامه زمانی است. باز هم، مدیران پروژه شما در این کار متخصص هستند ! مدیران پروژه به نمودارهای گانت و نقشه راه علاقه‌مند هستند تا به راحتی برنامه زمانی پروژه را تجسم کنند. نقشه راه به شما کمک می‌کند جریان‌های مختلف کار را به ترتیب تنظیم کنید تا مطمئن شوید همه چیز به خوبی هماهنگ شده است . شما تاریخ شروع و پایان پروژه را روی نقشه راه تنظیم می‌کنید تا مدت زمان پروژه مشخص باشد .

این یک فرصت عالی برای شروع سازماندهی آیتم‌های کاری شما در جیرا است. بیایید محدوده پروژه شما را به چهار وظیفه ساده کنیم : طراحی، توسعه ، آزمایش و استقرار. اکنون چهار ایشو در جیرا برای هر وظیفه ایجاد می‌کنیم. سپس به هر مورد، تاریخ شروع و پایان اضافه می‌کنیم. با یک کلیک بر روی نمای نقشه راه، ما تصویری دقیق از تمام کارهایی که باید انجام شود و تاریخ‌های مربوطه داریم. این نقشه راه را در مبنای پروژه خود درconfluence  جای‌گذاری کنید سپس شما یک برنامه زمانی اضافه کرده‌اید .

آخرین چیزی که برای تکمیل مبنای پروژه خود نیاز دارید، هزینه است. درست مانند محدوده و برنامه زمانی، هزینه نیز پس از ثبت در مبنای پروژه ثابت می‌ماند. یک همکار از بخش مالی یا حسابداری می‌تواند در محاسبه هزینه پروژه شما کمک کند و اغلب نیاز به کمک برای تنظیم هزینه در طول زمان دارد. با ثبت هزینه در مبنای پروژه خود، می‌توانید دقیقاً ببینید که پس از پایان پروژه چقدر بیش از بودجه یا کمتر از بودجه هزینه کرده‌اید .

مزایای یک مبنای پروژه

وقتی یک فرآیند دیگر را به شیوه‌های موجود مدیریت پروژه اضافه می‌کنید ، ممکن است مقاومت‌هایی وجود داشته باشد . افزودن مبنای پروژه می‌تواند مزایای جذابی برای مدیران پروژه ، رهبران تیم ، مشارکت‌کنندگان در پروژه و ذینفعان فراهم کند .

گزارش‌دهی دقیق هدف

مبنا پروژه شما شامل سه بخش مهم یک پروژه موفق است . هنگام گزارش‌دهی در مورد موفقیت پروژه‌تان ، می‌توانید از مبنا پروژه برای تأیید آن موفقیت استفاده کنید . این منجر به گزارش‌دهی هدف صادقانه‌تری می‌شود ، جایی که می‌توانید موفقیت‌ها را جشن بگیرید اما همچنین بپذیرید که یک هفته دیرتر از برنامه‌ریزی انجام شده‌اند .

محدود کردن گسترش محدوده

گسترش محدوده زمانی است که محدوده یک پروژه به مرور زمان تغییر می‌کند . گسترش محدوده اغلب تیم را فرسوده کرده و به از دست رفتن مهلت‌ها منجر می‌شود . با تعیین محدوده در مبنای پروژه‌تان، مدرک ملموسی از تعهداتتان دارید و می‌توانید از آن شواهد برای تقویت اراده‌تان استفاده کنید. گفتن “نه” همیشه سخت است اما مبنای پروژه از شما حمایت خواهد کرد.

برنامه‌ریزی را حفظ کنید

شما تلاش زیادی برای برنامه‌ریزی پروژه انجام داده‌اید. ارجاع به نقشه راه یا نمودار گانت برای بررسی نحوه پیگیری پروژه شما آسان است . این موضوع با وجود جریان‌های کاری متعدد و وابستگی‌های بین تیم‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد . انتشار برنامه شما می‌تواند به عنوان یک عامل انگیزشی عالی برای هم‌تیمی‌ها عمل کند ، که می‌توانند به وضوح ببینند کارشان چگونه بر دیگران و برنامه کلی پروژه تأثیر می‌گذارد .

منبع : https://www.atlassian.com/agile/project-management/project-baseline

مدیریت پروژه سازمانی گروه کسب و کار وندا

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

ضبط پیام صوتی

زمان هر پیام صوتی 2 دقیقه است