ده مزیت برجسته شیرپوینت

آیا هنوز هم در حال سازماندهی، به اشتراک‌گذاری و ویرایش فایل‌های شرکت خود در یک سیستم قدیمی و ناکارآمد هستید؟ اگر این طور است، تیم شما از مزایای شیرپوینت بهره‌مند نشده و به پتانسیل بهره‌وری خود نرسیده است. سال‌ها پیش، نوآورانه‌ترین روش مدیریت اسناد و همکاری ، استفاده از یک فایل قابل دسترسی در سرور داخلی شما بود.

اکنون، ابزارهایی مانند Microsoft SharePoint Online فرایند را بسیار آسان‌تر و کارآمدتر می‌کنند .  Microsoft SharePoint چیست؟ به زبان ساده، منبعی است که به کارمندان امکان می‌دهد وب‌سایت‌هایی ایجاد کنند که در آن می‌توانند اطلاعات کسب‌وکار حیاتی را ذخیره، سازماندهی، به اشتراک‌گذاری و از هر دستگاهی به آن دسترسی پیدا کنند. امروز، ما چند روش را برای تحول کسب‌وکار شما از درون به بیرون به اشتراک می‌گذاریم. عملیات ساده و نیروی کار بهره‌ور منجر به مشتریان راضی و بازگشتی می‌شود.

در ادامه توضیح داده شده که چرا شیرپوینت برای هر کسب و کاری ، صرف نظر از اندازه آن ، یک سرمایه گذاری هوشمند است .

هدف اصلی شیرپوینت چیست؟

فرض کنید که شما یک کسب‌وکار در چندین لوکیشن مختلف اداره می‌کنید. در این صورت، اطمینان از دسترسی سریع هر کارمند به اطلاعات و اسناد مهم کسب‌وکار می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. با Microsoft SharePoint ، کارمندانی که به آن ها دسترسی داده شده می‌توانند از هر جای دنیا به باز کردن، بررسی، ویرایش و به اشتراک‌گذاری اسناد بپردازند .

این بدان معناست که کارکنان دورکار و کارکنان مستقر در دفتر یا کارگاه همه از همان راحتی بهره‌مند می‌شوند و به  تنها چیزی که نیاز دارند یک مرورگر وب است ! برای کسانی که تازه با این سیستم آشنا می‌شوند، شیرپوینت به گونه‌ای عمل می‌کند که شبیه به Google Drive  است. با این حال، این سیستم شامل ابزارها و ویژگی‌های بسیاری است که آن را به یک راه‌حل پیشرفته ‌تر و چند جانبه تبدیل می‌کند.

این سیستم می‌تواند به عنوان یک مخزن فایل مشترک، وب ‌سایت بلاگ، سیستم مدیریت محتوای وب و شیرپوینت درون شبکه عمل کند. همچنین در چندین نسخه از جمله شیرپوینت سرور و شیرپوینت آنلاین که بخشی از Office 365 است، عرضه می‌شود. هنگامی که شما یک سایت تیمی جدید در شیرپوینت ایجاد می‌کنید، برخی از ویژگی‌هایی که می توانید استفاده کنید عبارتند از :

  • نسخه‌بندی فایل
  • بررسی تحویل دادن و تحویل گرفتن یک فایل
  • فهرست‌بندی و جستجو
  • یک رابط وب تعیین شده
  • ادغام یکپارچه با سایر برنامه‌های ویندوز

شیرپوینت برای چه کاربردهایی استفاده می‌شود؟ شما می‌توانید از آن برای متحد شدن سازمانتان استفاده کنید. از تحویل‌ دادنی های تیم پروژه گرفته تا ارتباطات داخلی، هیچ محدودیتی برای داده‌هایی که می‌توانید در این پلتفرم ذخیره و نگهداری کنید، وجود ندارد .

مزایای شیرپوینت چیست؟

اگر صاحب کسب‌وکار هستید، سرمایه‌گزاری روی ابزارها و فناوری‌هایی که می‌توانند نیروی کار شما را گرد هم بیاورند، سودمند است. در مرحله بعد، بیایید چند راه را که شیرپوینت می تواند سازمان شما را تقویت و بهبود بخشد، بررسی کنیم .

مزیت شیرپوینت 1 : بهبود مدیریت داده‌ها

تحقیقات نشان می‌دهد که کارمند متوسط ۲۸٪ از روز کاری خود را صرف خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها در صندوق ورودی خود می‌کند. این تقریباً ۲.۶ ساعت و ۱۲۰ پیام برای هر کارمند در هر روز است. این داده‌ها به تنهایی نشان می‌دهند که نیروی کار امروزی در هر حالتی با داده‌ها غرق شده است. اگر ایمیل نباشد، درخواست‌های پشتیبانی مشتری، صورتجلسات جلسات ، گزارش‌های بازاریابی و غیره است .

در این راستا، تلاش برای سازماندهی همه این‌ها می‌تواند بسیار سخت باشد. البته، شما می‌توانید یک سیستم پرونده روی دسکتاپ خود ایجاد کنید تا اسناد کاری خود را پیگیری کنید، اما اگر کارمندی که در مکان دیگری است بخواهد به یکی از فایل‌ها دسترسی پیدا کند چه می‌شود؟ داده‌های شرکت شما مربوط به پروژه‌های مختلفی است، به تیم‌های دیگر تعلق دارد و با فرمت‌ها و اندازه‌های مختلف ارائه می‌شود .

سعی در پیگیری همه چیز حتی برای قدرتمند ترین رهبران هم چالش‌برانگیز است. اینجاست که شیرپوینت می‌تواند کمک کند. در یک لحظه، کاربران می‌توانند کنترل دقیق داده‌ای که نیاز دارند را بدون نیاز به جستجو دراسناد غیرضروری به دست بگیرند. اگر از شیرپوینت آنلاین مبتنی بر کلود استفاده می‌کنید، آن‌ها می‌توانند این کار را از هر جا و هر زمانی انجام دهند.

راه‌حل شیرپوینت شما با مجموعه  Microsoft Office ، از جمله  Microsoft Excel، PowerPoint، Word  و Outlook همچنین Microsoft Unified Communications و Microsoft Exchange Server یکپارچه سازی شده است.

در عین حال، اتصالات بک اند قابل پیکربندی به آنها امکان می‌دهد تا نماها و تعاملات شخصی با آن سیستم‌ها ایجاد کنند. مدیریت داده‌ها به آسانی انجام می‌شود .

مزیت شیرپوینت 2:  ساده‌سازی عملکردهای کسب‌وکار

درباره فرآیندهایی که برای مدیریت فعالیت‌های روزمره کسب‌وکار خود دارید فکر کنید. کسب‌وکار شما چگونه مدیریت، شروع و گزارش‌دهی از عملکردهای استاندارد را انجام می‌دهد؟ برخی از رایج‌ترین فعالیت‌ها شامل موارد زیر است :

  • ارسال یک سند یا مورد برای تایید
  • جمع‌آوری بازخورد
  • جمع‌آوری امضاها
  • ردیابی یک مشکل، پروژه یا وظیفه
  • ارسال سند برای انتشار

شیرپوینت شامل جریان‌های کاری آماده‌ای است که برای اتوماسیون این فرآیندها و موارد دیگر طراحی شده‌اند. کارمندان می‌توانند آن‌ها را با برنامه‌های کاربری معمولی، برنامه‌های ایمیل و مرورگرهای وب برای تجربه کاربری ساده و یکپارچه ادغام کنند .

مزیت شیرپوینت 3: انطباق قانونی و امنیت سایبری

از بخش بهداشت و درمان گرفته تا حقوقی و مالی، صنایع بسیاری وجود دارند که در آنها متخصصان باید به الزامات و دستورالعمل‌های قانونی سختگیرانه‌ای پایبند باشند. بسیاری از شرایطی که آن‌ها باید رعایت کنند بر کنترل موثر اسناد تمرکز دارند .

به طور خاص، باید تدابیری وجود داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که تنها کاربران مجاز می‌توانند به داده‌های محرمانه کارمندان و مشتریان دسترسی پیدا کنند. شیرپوینت به کاربران امکان می‌دهد تنظیمات امنیتی را مشخص کنند که با مقررات انطباق خاص آن‌ها در هر نقطه تفتیش مطابقت دارد. همچنین می‌توانید سیاست‌ها و رویه‌های ذخیره‌سازی و حسابرسی و اقداماتی را تنظیم کنید که هنگام انقضای سوابق تجاری انجام می‌شود. این امر به سازمان شما کمک می‌کند تا انطباق را حفظ کند، در حالی که اطلاعات حیاتی کسب‌وکار را به طور مؤثر کنترل و مدیریت می‌کند .

حتی اگر کسب‌وکار شما مقررات سختگیرانه نداشته باشد ، همچنان مهم است که کنترل‌هایی بر دسترسی داده‌ها در شرکت خود اعمال کنید.  شیرپوینت به شما امکان می‌دهد مجوزهای خاصی تنظیم کنید که کنترل بر موجودیت‌های زیر را اعمال کنید :

سایت‌ها، پوشه‌ها، لیست‌ها، اسناد، برنامه‌های وب

علاوه بر این، شما همچنین می‌توانید تنظیمات امنیتی دیگری را تنظیم کنید که از کارمندان شما می‌خواهد پیش از ویرایش اسناد را بررسی کنند، تمام اصلاحات انجام شده بر روی سند را مشاهده کنند و حتی با یک کلیک سند را به حالت اولیه بازگردانند .

مزیت  شیرپوینت 4:  مدیریت بهینه‌ محتوا

هر کاربر تجاری در پشت صحنه از نویسندگان وبلاگ گرفته تا متخصصان رسانه برای بهینه سازی استراتژی محتوای شرکت شما کار می کند. یک موفقیت‌آمیز مستلزم تأیید، ویرایش و بازخورد به موقع کارکنان شما است. اگر به شبکه‌ای از پوشه‌های متفاوت برای ارائه مدیریت محتوای قوی متکی باشید، احتمالاً دچار مشکل خواهید شد. تشخیص اینکه چه کسی سند را تغییر داده است ، چند بار بررسی شده است و آیا نسخه ای که به آن نگاه می کنید حتی جدیدترین است یا خیر، می تواند چالش برانگیز باشد.

سرمایه‌گذاری در شیرپوینت به شما پاسخ‌های فوری به این سوالات و بیشتر را می‌دهد. کاربران می‌توانند در چند ثانیه محتوا را برای تایید ایجاد و ارسال کنند. فرض کنید محتوای خود را برنامه‌ریزی کرده‌اید تا در زمان مشخصی در اینترانت یا سایت‌های اینترنتی شیرپوینت شما به صورت زنده منتشر شود. در این صورت، هرگز نیازی به تعجب از اینکه آیا پست یا مقاله شما قبلاً مراحل بررسی لازم را طی کرده است یا خیر، نخواهید داشت. شیرپوینت برای انجام این وظیفه آماده است، اگر شما یک شرکت جهانی با نیازهای مدیریت محتوای چندزبانه هستید .

این نرم‌افزار شامل قالب‌های کتابخانه اسناد است که به شما کمک می‌کند به راحتی بین یک سند اصلی و ترجمه‌های متعدد آن جابجا شوید .

مزیت شیرپوینت 5:  همکاری بی‌نظیر

حتی اگر تنها تعداد انگشت‌شماری از افراد را استخدام کرده باشید، این اعضای تیم همه باید بدانند چگونه ارتباط برقرار کنند و همکاری داشته باشند. اگر آن‌ها به منابعی که این هدف را تسهیل می‌کند دسترسی نداشته باشند، بسیار آسان است که ناهماهنگی و بی‌نظمی پدیدار شود. این مورد به‌ویژه در کنترل اسناد صدق می‌کند. شخص A ممکن است یک سند ایجاد کند و انتظار داشته باشد شخص B آن را بررسی کند. با این حال، در حالی که شخص B سند را باز کرده است، شخص A به چند تغییری که می‌خواست انجام دهد فکر می‌کند و پیش از ذخیره مجدد آن را دوباره باز می‌کند .

ناگهان، هیچ یک از افراد نمی‌دانند که کدام نسخه دقیق‌تر است، زیرا هیچ یک از اسناد کامل نیست. شیرپوینت ویژگی‌های کنترل نسخه را دارد که هر ویرایش انجام شده بر روی یک نسخه، زمانی که اتفاق افتاده، و شخص مسئول را ردیابی می‌کند. علاوه بر این، تنها یک نفر می‌تواند به طور همزمان به فایل دسترسی داشته باشد تا از کار تکراری جلوگیری شود. همکاران می‌توانند فایل‌ها و به‌روزرسانی‌ها را به صورت زنده به اشتراک بگذارند و تلاش‌های مشترک خود را بهبود ببخشند.

مزیت شیرپوینت 6:  افزایش بهره‌وری

به عنوان یک رهبر کسب‌وکار، فکر می‌کنید هر هفته چند ساعت را صرف جست و جو در آرشیوها برای پیدا کردن یک فایل می‌کنید؟ چه در داخل بایگانی جستجو کنید و چه از میان دریایی بی‌پایان از پوشه‌ها کلیک کنید، می‌تواند خسته‌کننده و آزاردهنده باشد که در طول روز کاری شلوغ وقت خود را صرف یک تعقیب و گریز بیهوده کنید .

جستجو برای آنچه که نیاز دارید به سادگی چند کلیک است، زمانی که تمام اسناد شما بر روی پلتفرم شیرپوینت تجمیع شده‌اند. کارمندان خود را به دنبال یک فرم خاص به سوراخ خرگوش نفرستید. شما می‌توانید هر سایت مایکروسافت شیرپوینت را سازماندهی کنید تا تنها شامل پوشه‌ها و زیرپوشه‌هایی باشد که به آن‌ها نیاز دارید .

به این ترتیب، وقتی زمان کم است و باید تصمیم سریعی بگیرید، می‌توانید مستقیماً به منبع مراجعه کنید. در حالی که این ویژگی برای مدیران کسب و کار مفید است، به همان اندازه به نفع کارمندان شما نیز است .

زمانی که آن‌ها وقت خود را صرف جستجو برای داده‌های مورد نیازشان نمی‌کنند، می‌توانند وقت بیشتری را به وظایف اصلی خود اختصاص دهند .

مزیت شیرپوینت 7:  مدیریت متمرکز

اگر شما در رأس راه‌حل شیرپوینت شرکت خود هستید، ممکن است گاهی اوقات نیاز باشد تنظیمات را تغییر دهید. با چنین پلتفرمی وسیع، ممکن است انتظار داشته باشید که این فرآیند دردسر زیادی داشته باشد. با این حال، شیرپوینت  با یک کنسول مدیریت مرکزی مجهز شده است که این فرآیند را بسیار آسان می‌کند.

مدیران مجاز می‌توانند تمام تغییرات را در یک مکان متمرکز انجام دهند به جای اینکه به چندین صفحه مختلف کلیک کنند. در کنسول، شما قادر خواهید بود به دسترسی، نظارت و به‌روزرسانی داده‌های زیر بپردازید :

  • ویژگی‌های مدیریت برنامه
  • شیرپوینت فارم
  • تنظیمات سیستم
  • پشتیبان‌گیری‌ها و بازیابی‌ها
  • ارتقاء‌های شیرپوینت
  • تنظیمات امنیتی
  • تنظیمات کلی برنامه

این ویژگی به شما امکان می‌دهد به طور مؤثر کنترل کامل بر کل پلتفرم شیرپوینت را حفظ کنید، صرف نظر از اینکه چقدر گسترده باشد.

مزیت شیرپوینت 8:  سفارشی‌سازی آسان  شیرپوینت

در حالی که عملکرد استاندارد شیرپوینت قوی است، ممکن است تیم‌های شما به عملکردهای تخصصی برای انجام نقش‌های خود نیاز داشته باشند. اگر این مورد صدق کند، یک توسعه‌دهنده شیرپوینت به راحتی می‌تواند برنامه‌های سفارشی را بسازد و آن‌ها را به نرم‌افزار متصل کند .

این گزینه به این معناست که اعضای تیم شما همیشه به ابزارهایی که برای انجام کار خود نیاز دارند، دسترسی فوری خواهند داشت. به عنوان یک مدیر، شما همچنین می‌توانید تجربه شیرپوینت سازمان خود را با افزودن لوگوی برند خود سفارشی‌سازی کنید!

مزیت شیرپوینت 9:  نیازی به توسعه شیرپوینت نیست

موفقیت کسب‌وکار شما به توانایی آن بستگی دارد که همراه با پیشرفت‌ها و ترندها، فن‌آورانه و مرتبط باقی بماند. ممکن است نیاز باشد راه‌حل‌های پیشرفته‌ای را برای برآورده سازی نیازهای مشتریان خود بسازید. فکر می‌کنید به خاطر اینکه هرگز کدنویسی را یاد نگرفته‌اید از بازی خارج هستید؟ با  شیرپوینت، نیازی به این کار نیست .

این نرم‌افزار شامل ویژگی‌ها و ابزارهایی است که به شما امکان می‌دهند بدون مهارت‌های توسعه برنامه به پیشرفت خود ادامه دهید. چه نیاز داشته باشید یک سایت تیمی را از ابتدا بسازید، سایت موجود خود را به‌روزرسانی کنید، یا یک ابزار آنلاین تخصصی برای اعضای تیم خود ایجاد کنید، می‌توانید با شیرپوینت این کارها را انجام دهید .

مزیت شیرپوینت 10:  شناسایی مهارت‌ها

آیا یک سازمان جامع با چندین دفتر ماهواره‌ای دارید که وظایف مختلفی را انجام می‌دهند؟ اگر اینطور است، دنبال کردن مجموعه مهارت‌های منحصر به فرد و مسئولیت‌های شغلی هر عضو تیم می‌تواند دشوار باشد .

وقتی به مشاوره، راهنمایی یا اطلاعات از یک فرد خاص نیاز دارید، چگونه آن فرد را پیدا می‌کنید؟ اگر تنها حدود ۲۰ نفر یا بیشتر در مکان مرکزی شرکت شما داشته باشید، نسبتاً آسان است که یک همکار را پیدا کنید .

این مرحله زمان ‌بر تر می‌شود اگر صدها یا حتی هزاران کارمند برای جستجو داشته باشید.  شیرپوینت به شما امکان می‌دهد نمودارهای سازمانی ایجاد کنید تا این فرآیند را تا حد ممکن سریع کنید. این‌ها به طور بصری نقش هر فرد را در تیم بزرگ‌تر نمایش می‌دهند. با کلیک بر روی نام هر شخص، نقش و دسترسی او نیز نمایش داده می‌شود .

از مزایای شیرپوینت برای رشد سازمان خود استفاده کنید

دلیلی وجود دارد که چرا هزاران شرکت از Fortune 500 شیرپوینت را به عنوان راه‌حل اصلی کنترل اسناد و همکاری‌شان انتخاب می‌کنند. اگر شما هم به دنبال پیوستن به رده‌های آنها هستید، این یک گام مهم است.

این بلیط طلایی شرکت شما برای بهبود عملکرد در سراسر سازمان است. از مدیریت محتوا تا جستجوی همکاران، نرم‌افزار شامل راه‌حل‌های مختلفی است تا کار تیمی شرکتی را تا حد ممکن موفق کند .

کارآمدی‌هایی که تنها در تیم‌های داخلی خود متوجه خواهید شد، به اندازه کافی هستند تا بازگشت سرمایه را ارزشمند کنند .

علاقمند به یادگیری بیشتر درباره مزایای شیرپوینت و نحوه بهبود کسب‌وکار شما هستید؟ امروز با ما تماس بگیرید تا در مورد مشاوره شیرپوینت یا خدمات مدیریتی IT ما بحث کنیم !

منبع : https://www.incworx.com/blog/benefits-of-sharepoint

مدیریت پروژه سازمانی گروه کسب و کار وندا

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

ضبط پیام صوتی

زمان هر پیام صوتی 2 دقیقه است