فرآیند برنامهریزی منابع به دو تا از مهمترین سوالاتی که یک مدیر پروژه یا منابع میتواند بپرسد پاسخ میدهد : چگونه میتوانم اطمینان حاصل کنم که پروژه بدون کار بیش از حد اعضای تیم من به پایان میرسد ؟ چگونه میتوانیم پروژه را به موقع و در چارچوب بودجه تحویل دهیم؟
در این راهنمای مقدماتی، شما یاد خواهید گرفت که برنامهریزی منابع و اهمیت آن چیست ؟
این مقاله بر اساس چندین گفتگو با مشتریان Float که به عنوان مدیران منابع، برنامهریزان پروژه و مدیران عملیات در شرکتهایی با تعداد افراد از ۲-۳ نفر تا بیش از ۱۰،۰۰۰ نفر کار میکنند، نوشته شده است .
برنامهریزی منابع چیست؟
برنامهریزی منابع فرآیند تعیین منابع مورد نیاز برای تحویل پروژهها و سپس تخصیص و زمانبندی کار بر اساس ظرفیت تیم است.
برنامهریزی منابع شما شامل موارد زیر است:
- فهمیدن اینکه چه کسی باید روی چه پروژهای و چه زمانی کار کند
- تشخیص اینکه چه کسی برای انجام کار در دسترس است
- تصمیمگیری درباره بهترین استفاده از زمان تیم شما
- یافتن سازش بین اولویتهای رقابتی
به عنوان مثال ، یکی از مشتریان (Scholz & Friends) جلسات هفتگی برنامهریزی منابع را برگزار میکند که همه مدیران پروژه در مجموعه در آن شرکت می کنند . آنها جلسه می گذارند تا اطمینان حاصل کنند که برنامه هفته آینده برای همه شفاف است، به عنوان مثال هر گونه خطا در برنامهریزی یا تقاضای منابع را بررسی میکنند و تنظیمات لازم را انجام میدهند. آنها همچنین اطمینان مییابند که اعضای تیم با دسترسی آزاد به وظایف اختصاص داده شدهاند و همه تخصیصها برای هفته آینده را بررسی میکنند .
چرا برنامهریزی منابع مهم است؟
برنامهریزی مؤثر منابع یک پایه قابل اعتماد برای شروع پروژهها فراهم میکند و شانس تحویل آنها در زمان و در چارچوب بودجه را افزایش میدهد.
ایجاد یک برنامه جامع منابع قبل از شروع یک پروژه به شما کمک میکند:
- افزایش بهرهوری، زیرا میدانید چه منابعی نیاز دارید و چگونه آنها به وظایف پروژه تخصیص داده میشوند
- بهبود نرخ موفقیت پروژهها با تطبیق مجموعه مهارتهای مناسب با وظایف مناسب
- پیگیری ظرفیت و دسترسی، بنابراین اگر نیازهای پیشبینی نشده به منابع به وجود بیاید، آماده رسیدگی به آنها خواهید بود
- نظارت بر پیشرفت برای نگه داشتن پروژهها در چارچوب بودجه و پیگیری کار. شما میتوانید ببینید هر شخص باید روی چه کاری و برای چه مدتی کار کند
- برنامهریزی و پیشبینی دسترسی منابع برای پروژههای آینده، که به تیم شما کمک میکند در بلندمدت سازماندهی بیشتری داشته باشد
- بهبود رضایت شغلی در تیم شما ( کمتر شدن فرسودگی یا احساس فشار بیش از حد اعضای تیم )
وقتی منابع خود را برنامهریزی نمیکنید، به استخدام بیشتر نیرو و کم استفاده شدن از آنها منجر میشود. به یاد دارید منابع انسانی در یک شرکت بزرگ فناوری که گفت او و بسیاری از همکارانش علیرغم چند ماه حضور در شرکت، کار کمی برای انجام دادن داشتند یا اصلاً کاری نداشتند و چند ماه بعد، اخراجهای گسترده و توقف استخدامها صورت گرفت؟
این یک سناریوی رایجتر از آن چیزی است که فکر میکنید. ممکن است از خود بپرسید، “چرا این شرکتها همچنان استخدام میکنند و سپس از این همه نیرو استفاده نمیکنند؟”
در حالی که پاسخهای بسیاری به این سوال وجود دارد، یک دلیل اصلی میتواند برنامهریزی ضعیف منابع باشد. بدون یک فرآیند برای شناسایی مهارتهای مورد نیاز و پیشبینی افراد بر اساس نیازهای سازمان، بیشاستخدامی، ناهماهنگی نقشها و کماستفاده شدن از منابع رخ خواهد داد.
از طرف دیگر، برنامهریزی کارآمد منابع اطمینان حاصل میکند که تنها زمانی که نیاز دارید استخدام کنید و وظایف افراد شما با نقشهایشان هماهنگ است. هنگامی که به درستی انجام شود، این وظایف نه تنها فرصتهای رشد برای تیم شما فراهم میکنند بلکه شرکت شما نیز پول صرفهجویی کرده و بر فعالیتهایی که میتوانند بهبود نتایج مالی را به همراه داشته باشند، تمرکز میکند.
چگونه یک برنامه منابع ایجاد کنیم: ۵ مرحله در فرآیند برنامهریزی منابع
ما با چندین مشتری خود صحبت کردهایم تا بفهمیم چگونه منابع پروژه را برنامهریزی میکنند. بر اساس آنچه که آموختهایم و مشاهده کردهایم، یک فرآیند را مشخص کردهایم که میتوانید برای شروع از آن استفاده کنید. برنامهریزی منابع به ندرت یک فعالیت یکنفره است. ممکن است نیاز به سازماندهی یک جلسه برنامهریزی منابع با مدیران پروژه یا عملیات داشته باشد.
هر فرآیندی که انتخاب کنید، برنامهریزی منابع شما باید تقریباً به این شکل باشد 👇🏿
1 – وظایف پروژه و منابع خود را مشخص کنید
وظایف پروژه خود را مشخص کنید و منابع خود را لیست کنید. آیا برخی وظایف اولویت بیشتری نسبت به دیگران دارند ؟ آیا وظایفی وجود دارند که باید پیشپردازش شوند ؟ چه کسی آماده انجام کار است ؟ چه منبعی دوباره رزرو شده است ؟
2 – کار را بر اساس دسترسی، مهارتها و علاقهها تخصیص دهید
وظایف را به اعضای تیمی که میتوانند کار را انجام دهند با استفاده از ابزار مدیریت منابع خود تخصیص دهید. هنگام تخصیص وظایف، مهارتها و علاقههای اعضای تیم را در نظر بگیرید. تخصیصها در ابزار مدیریت منابع شما باید منبع واحد حقیقت باشد تا همه بدانند چه کاری را چه زمانی باید انجام دهند.
3 – نیازهای آینده منابع را در نظر بگیرید
یک مرحله مهم (اما دشوار) پیشبینی کارهایی است که ممکن است پیش بیاید و اینکه برای انجام انها افراد آماده داشته باشیم . شما باید برای وظایف غیرمنتظرهای که ممکن است در آینده به وجود بیایند برنامهریزی کنید و مقداری زمان یا منابع اضافی تخصیص دهید تا اطمینان حاصل کنید که افراد آماده برای رسیدگی به آنها را دارید.
4 – از ذینفعان درباره تخصیصهای پیشنهادی بازخورد بگیرید
مگر اینکه یک عضو تیم به طور انحصاری به پروژه شما اختصاص داده شده باشد، باید با سایر مدیران پروژه یا رهبران عملکردی در تماس باشید تا نیازهای منابع را زیر نظر داشته باشید. به طور ایدهآل، باید از اعضای تیم بازخورد بگیرید تا از تعارضات زمانی و رزرو بیش از حد جلوگیری کنید. این کار میتواند به سادگی ارسال یک پیام قبل از واگذاری یک وظیفه به یک منبع مشترک باشد.
5 – زمانی که نیاز است برنامه منابع خود را تنظیم کنید
شما باید برنامه منابع را به طور منظم بهروزرسانی کنید (ما توصیه میکنیم هفتهای یکبار) همانطور که پروژه پیشرفت میکند، به دلیل تغییرات غیرمنتظره، تأییدات کند، تنظیمات پیشبینینشده در محدوده و غیره.
یکی از نرم افزار های مفید برای برنامه ریزی منابع MS Project و Project Server است که در این مقاله می توانید اطلاعات بیشتری در مورد پراجکت سرور بدست آورید : https://vandaepm.ir/2021/10/16/%d9%be%d8%b1%d8%a7%d8%ac%da%a9%d8%aa-%d8%b3%d8%b1%d9%88%d8%b1-%d9%85%d8%a7%db%8c%da%a9%d8%b1%d9%88%d8%b3%d8%a7%d9%81%d8%aa-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/
