مدیریت پروژه سازمانی (Enterprise Project Management) یا به اختصار EPM به معنای مدیریت چندین پروژه در مقیاس کلان شرکت است. این کار نیازمند توسعه فرآیندهای استاندارد برای بهینهسازی مدیریت پروژه در سراسر شرکت است. هدف از مدیریت پروژه سازمانی این است که اهداف و مقاصد شرکت را با پروژههای در حال انجام مرتبط کند تا اطمینان حاصل شود که شرکت منابع خود را در زمان مناسب به مکانهای مناسب هدایت میکند. همچنین شامل مدیریت عناصر وابسته بین پروژهها و اطمینان از تکمیل پروژهها در زمان مقرر و با بودجه مشخص است.
سلسلهمراتب شرکتها و ساختار تیمها ممکن است متفاوت باشد، اما دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) باید در سطح برنامهریزی استراتژیک قرار گیرد. مدیریت پروژه سازمانی ممکن است تحت نظارت مدیران پروژه سازمانی یا مدیران تحویل پروژه باشد. دفتر مدیریت پروژه سازمانی به مدیران ارشد اجرایی، مانند مدیر عملیات (COO) یا مدیر پروژه ارشد (CPO) گزارش میدهد.
علاوه بر مدیریت پورتفولیوی پروژهها، دفتر مدیریت پروژه سازمانی ممکن است:
- مشاوره به مدیران پروژه را فراهم کند .
- اطمینان حاصل کند که پروژهها با اهداف کلان کسبوکار همسو هستند .
- نظارت و هماهنگی فعالیتهای دفاتر مدیریت پروژه (PMO) را انجام دهد .
- مسائل پروژهها را حل و فصل یا کاهش دهد .
- بررسیهای منظم پروژه را انجام دهد .
- دستورالعملها و بهترین روشها را برای تیمهای مدیریت پروژه تعیین کند .
- بهبود مدیریت منابع را اجرا کند .
به طور کلی، هدف از مدیریت پروژه سازمانی بهبود کیفیت و اثربخشی مدیریت پروژه در مقیاس کلان و اطمینان از این است که پروژهها برای شرکت ارزش افزوده دارند.
عناصر مدیریت پروژه سازمانی
طبق گفتهی مؤسسه مدیریت پروژه (PMI)، مدل مدیریت پروژه سازمانی (EPM) شامل هفت عنصر است. برخی فرآیندها از مدیریت پروژه سنتی گرفته شدهاند اما در مقیاس بزرگتر اعمال میشوند و برخی دیگر منحصراً متعلق به دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) هستند.
تحلیل ریسک
تحلیل ریسک به شناسایی و ارزیابی تأثیر کیفی و کمی ریسکهای یک پروژه میپردازد تا اقدامات مناسبی برای کاهش آنها انجام شود. تحلیل ریسک میتواند پیچیده باشد، زیرا نیاز به تجربه و دانش عمیق از پورتفولیوی پروژه و شرکت دارد. برای سادهتر کردن تحلیل ریسک، میتوانید از استانداردهای EPM استفاده کنید، مانند:
- وادار کردن مدیر محصول سازمانی به مسئول دانستن مدیران پروژه برای برنامههای کاهش ریسک.
- تعیین معیاری برای اندازهگیری ریسکهای پیشبینیشده، ریسکهای فعلی، و ذخایر احتمالی.
- استفاده از تکنیک برآورد پروژه که امکان کاهش ریسک از طریق برنامههای احتمالی را فراهم میکند.
- یکپارچهسازی تحلیل ریسک با فرآیندهای EPM میتواند به تیم مدیریت کنترل بیشتری بدهد تا هنگام ارزیابی ریسک در مقابل بازدهی پروژه، تصمیمگیری بهتری انجام دهد.
برآورد ساختاریافته
برآورد پروژه یکی از اجزای کلیدی مدیریت پروژه است که شامل تخمین هزینهها، منابع، یا مدت زمان پروژه میشود. EPM استانداردهایی برای برآورد ساختاریافته برای مدیران پروژه تعیین میکند. به عنوان مثال، EPMO چرخه عمر استاندارد برای تحویل پروژه را تعریف میکند و نمونههایی از پروژههای قبلی را برای مدیران پروژه به عنوان مرجع فراهم میکند.
EPMO همچنین به دفاتر مدیریت پروژه (PMO) در مورد استراتژیهای برآورد، مانند برآورد سهنقطهای و تکنیک دلفی، آموزش میدهد.
بازبینی پروژهها
بازبینیهای دورهای پروژه به بررسی پیشرفت پروژههای فعلی و همچنین ریسکهای احتمالی میپردازد. EPMO ممکن است چهار نوع بازبینی انجام دهد: تعهد پروژه، شروع، پیشرفت، و پایان. هدف از این بازبینیها، بررسی استانداردهای پروژه، وضعیت و مشکلات، و نیاز به بهروزرسانی برنامه کاهش ریسک است. یکی از روشهای انجام بازبینی پروژهها، اختصاص رنگهایی برای نشان دادن سطح اهمیت (قرمز/زرد/سبز) به جنبههای مختلف پروژه، مانند تحویل، مدیریت مشتری، تیم، و بودجه است. به این ترتیب، مسائل فوریتر میتوانند در جلسات مدیریت مطرح و برطرف شوند.
مربیگری مدیریت پروژه
مدیریت پروژه میتواند بدون آموزش و منابع کافی یک شغل پراسترس باشد . EPMO ها در PMOها سرمایهگذاری میکنند و با ارائه آموزش به مدیران پروژه کمک میکنند تا مهارتهای فنی و مدیریتی مورد نیاز برای انجام کار را توسعه دهند. این آموزشها میتوانند توسط کارشناسان مدیریت پروژه داخلی یا خارجی ارائه شوند. علاوه بر این ، EPMO ها به مدیران پروژه مشاورانی ارائه میدهند تا در طول برنامهریزی پروژه، اجرای پروژه، تصمیمگیری و حل مشکلات از آنها حمایت کنند.
مدیریت مسائل تشدید شده
تشدید (Escalation) در مدیریت پروژه به معنای انتقال یک مسئله به سطح بالاتری از اولویت است. این مسائل ممکن است نیاز به مداخله تیم اجرایی داشته باشند. برای بهبود سیستم مدیریت مسائل، EPMO مسئول توسعه قوانین و فرآیندهای مشترک برای تشدید است که در سراسر بخشها اعمال میشود.
EPMO فهرست مسائل تشدید شده باز را در جلسات مدیریتی بررسی میکند تا دلایل مشترک این مسائل را شناسایی کرده و هرگونه تغییرات لازم در سطح بخشی، سیستمی یا سازمانی را پیشنهاد دهد.
حسابداری زمانی
زمان میتواند در چرخه حیات پروژه بسیار مهم باشد. داشتن یک سیستم ردیابی زمان مناسب امکان اندازهگیری دقیق زمان صرفشده در پروژه را فراهم میکند . EPMO میتواند از دادههای برگههای زمانی هر تیم استفاده کند تا دستورالعملهایی برای برنامهریزی و برآورد پروژههای آینده توسعه دهد.
سیستم اطلاعاتی
سیستم اطلاعاتی ستون فقرات EPM است. استفاده از نرمافزارهای قوی مدیریت پروژه سازمانی میتواند در برنامهریزی، گزارشدهی و پیگیری پروژهها صرفهجویی زیادی در زمان ایجاد کند. به عنوان مثال، ابزار گزارشدهی شیرپوینت و پراجکت سرور برای پیگیری پیشرفت پروژهها به صورت لحظهای بسیار مناسب است و انعطافپذیری لازم را برای جمعآوری و اشتراکگذاری نظرات در میان تیمهای پروژه و بخشها فراهم میکند.
با بهرهگیری از بینشهای حاصل از گزارشها، شما بهتر قادر خواهید بود تیم خود را برای انجام کارهای بهتر در مسیر پروژه توانمند کنید.
منبع : https://asana.com/resources/enterprise-project-management
در صورت علاقه به مطالعه بیشتر میتوانید از مقاله های سایت وندا مانند مقاله زیر استفاده کنید :
