مدیریت دانش پروژه

مدیریت دانش پروژه

استفاده از مدیریت دانش می تواند تاثیرات بسیار کاربردی در روند موفقیت پروژه ها داشته باشد

دانش: مجموعه كل تجربیات، شناخت، مهارتها، نظریه ها، قواعد و دستورات عملی میباشد. كه افراد براي حل مسئله و انجام امور به كار می برند. دانش بر اساس داده و اطلاعات پایه گذاري میشود. و در تمامی حوزه هاي كاري میباشد. دانش به وسیله افراد ساخته میشود و باورهاي افراد درباره روابط علّی را نشان میدهد.

مدیریت دانش: یافتن راهی جهت شناسایی و خلق، كسب، توسعه، اشتراک و توزیع، بهرهگیري، نگهداري و ارزیابی دانش در یک سازمان. در واقع، مدیریت دانش كوششی براي تبدیل دانش كاركنان (سرمایه انسانی) به دارایی مشترک سازمانی (سرمایه فکري ساختاري) است.

انواع دانش
_دانش شخصی

_دانش سازمانی

انواع دانش بر مبنای کارکرد:
توصیف و بیان یک پدیده (Declarative)
فرایند و چگونگی انجام واقعه (Procedural)
دانش ساختاریافته و دانش ساختار نیافته

گروه بندی مدیریت دانش از منظر نوع دانش:

دانش صریح (Explicit) :دانشی که قابل رمزگذاری و کدگذاری بوده و در نتیجه میتوان آن را به سادگی مخابره، پردازش، منتقل و در پایگاه داده ها ذخیره کرد. این نوع از دانش را می توان فرم داد و یک فرم علمی و یا کتابچه راهنما بین افراد سازمان منتشر کرد. دستورالعمل ها، مقررات، قوانین، رویه های انجام کار، آیین نامهها، شرح جزئیات و … که به صورت رسمی در بین افراد سازمان به آسانی قابل انتقال هستند، همه دانش تصریحی به حساب میآیند.

دانش ضمنی (Tacit ):دانش ضمنی شخصی بوده و فرموله کردن آن بسیار مشکل است. این نوع دانش که از طریق تسهیم تجربیات با مشاهده و تقلید اکتساب میشود. ریشه در اعمال، رویه ها، تعهدات، ارزشها و احساسات افراد داشته، قابل کدگذاری نبوده و از طریق یک زبان مخابره نمیشود.

سلسله مراتب دانش در چهار مرحله به پیش میرود:

داده (Data ): دادهها از ترکیب یک سری عالئم، حقایق و اعداد ساخته میشوند، که از آنها اطلاعات به دست میآید. در واقع رشته واقعیتهای عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند که به تنهایی مربوط و هدفدار نیستند. برای مثال داده میتواند شامل آمار، فهرست اقالم و فهرستی از اسامی و آدرسها باشد.
اطلاعات(Information ): داده های مربوط و هدفدار و دارای مفهومی مشخص
دانش (Knowledge ): متشکل از استراتژی، عمل، رویه یا روش که از ذهن های پویا سرچشمه می گیرد.
خرد (Wisdom ):اقداماتی که منجر به تصمیمگیری و بهبود در سودآوری و یا بهرهوری میگردد.تبدیل داده و اطالعات به یکدیگر میتواند توسط فناوری اطالعات و تبدیل اطالعات و دانش به یکدیگر توسط عوامل اجتماعی صورت گیرد

روش اجرا:

مراحل اجرایی مدیریت دانش شامل موارد زیر میباشند:
شناسایی دانش، کسب دانش-اکتساب دانش، توسعه دانش، اشتراک و توزیع دانش، بهرهگیری از دانش، نگهداری دانش و ارزیابی دانش میباشند که در ادامه به طور کامل تشریح شده است.

شناسایی دانش: identification Knowledge
شامل شناسایی منابع دانشی درون و بیرون سازمان میباشد. هر کسی قادر به دانستن هر چیزی نیست. اما ما باید بدانیم هرآنچه را که نیاز داریم در کجا بیابیم. مقاالت تخصصی، یاداشتها، گزارشهای فنی، نامههای الكترونیكی، دعوت به همایشها ، دسترسی به پایگاههای اطالعات، نظامهای اطالعاتی، جهان گسترده اینترنت و …. میتوانند منابع درونی و بیرونی مناسبی جهت شناسایی دانش باشند. شناسایی مهارتهای کارکنان، کتابهای راهنمای متخصصان، نقشه های دانش (مكانشناسی دانش – منابع دانش – دارایی دانش – سیستمهای اطالعات جغرافیایی – منبع دانش( ماتریسهای دانش )درونی/ بیرونی – جدید/ قدیم – آشكار/ ضمنی) ابزارهای مناسبی جهت شفاف سازی دانش میباشند.

کسب دانش-اکتساب دانش: acquisition Knowledge
فرایندی که طی آن دانش مورد نظر در اختیار سازمان قرار می گیرد. سازمان ها پشتــوانه دانش خــود را با جمعآوری اطالعات از منابع درونسازمانی و برونسازمانی میسازند. یكـی از روشهای اصلی و قدیمی جهت کسب دانش، آموزش میباشد.
کسب دانش از منابع درون سازمانی: تخصص ها، حافظه ها (خاطرات)، اعتقادات و فرضیات کارکنان از منابع اصلی دانش
داخلی است.
کسب دانش از منابع برونسازمانی: دانش کارکنان بیرونی، استخدام (قابلیتهای مورد نیاز)، جنگ برای بدست آوردن بهترینها، استخدام متنوع، شكار مغزها، قراردادهای محدود، مشاوران تخصصی و عمومی، دانش شرکتهای دیگر، روشهای مشارکت، تصاحب کارگاههای پررونق، تصاحب به منظور مسدود کردن شكافهای دانش، پرهیز از تصاحب خصمانه، پیوندهای استراتژیك (مشارکت و همكاری)، الگوبرداری، دانش ذینفعان مانند مشتریان، شناخت مشتری (اطالعات تحقیقات بازار)، آنچه که مشتری میداند (اعتقادات و ایدهها)، استفاده از مشتریان(دعوت به کارگاههای
آموزشی)، درگیرشدن در فعالیتهای مشتری، درگیر کردن مشتری(خصوصا ناراضی) در فرایند توسعه، پروژههای آزمایشی، فهم زبان مشتری(اصطلاح شناسی زبان مشتری)
توسعه دانش: development Knowledge
توسعه دانش شامل همة آن تالشهای مدیریتی میشود که سازمان از طریق آن آگاهانه تالش میکند تا به کسب قابلیتهایی بپردازد که خود فاقد آنهاست، یا به خلق قابلیتهایی بپردازد که هنوز در داخل و خارج از شرکت وجود ندارد.
توسعه دانش در دو سطح دانش فردی و دانش گروهی صورت میپذیرد.
توسعه دانش فردی
_راههای خلق دانش:
یادگیری از طریق عمل، این رویكرد خلق دانش عبارتست از کارکردن بر روی مسائل و مشكالت واقعی، با تمرکز برروی یادگیری کسب شده و سپس پیاده سازی و به کارگیری راه حلها.حل سیستماتیک مسئله، در ارایه راه حلها نباید صرفاً به برنامه ها و ابزارهای موجود و مستقیم اکتفا نمود. کارکنان بایددائماً بر صحت و درستی دادهها تاکید کرده و در پی شناسایی مسائـل و پدیــدههای ماورا نشانههای آشكار باشند.
آزمودن، این روش منشا حرکت خود را از موقعیتهای کنونی یا مشكالت نمیگیرد، بلكه از فرصتها و افق های گسترده پیشرو الهام میگیرد.
یادگیری از تجارب گذشته، سازمانهای یادگیرنده از طریق مرور و بررسی موفقیتها و شكستهای خود، ارزیابی سیستماتیـك آنــها و ثبت آموختههای حاصل از مسیری که طی شده، میآموزند.
پیشنهاد کارکنان، متقاعد کردن کارکنان در ارائه ایدههای جدید
توسعه دانش گروهی
برخی از انواع نوآوری توسط افراد قابل تحقق نیست، بلكه تنها تیم قادر به تحقق آنها میباشد. دانش فردی تنها درصورتی میتواند به دانش گروهی تبدیل شود که تعامل و ارتباط، شفافیت و انسجام وجود داشته باشد.
_اشتراک و توزیع دانش: distribution/sharing Knowledge
انتقال و انتشار دانش عبارتست از حرکت و جابجایی سازمانی و تكنولوژیكی اطالعات، داده ها و دانش.روشهای انتقال دانش عمدی، شامل انتقال مكانیكی، الكترونیكی و شخصی اطالعات و دانش از قبیل گزارشات، آموزش، جلسات توجیهی و…
غیر عمدی، از قبیل گردش مشاغل و شبكه های غیر رسمی

موانع بازیابی و انتقال دانش
چهار عامل اصلی می تواند انتقال دانش را محدود سازد: هزینه، ظرفیت ادراک واحدهای دریافت کننده دانش، تاخیر در ارسال اطالعات به دلیل اولویت بندی ارسال، تغییر و دگرگونی محتوی و مفهوم پیام به صورت عمدی یا غیر عمدی

_بهره گیری از دانش (اعتبار بخشی دانش) : utilization Knowledge
بازیابی و بهرهگیری خالق دانش و تجارب ارزشمند سازمان موجب ایجاد دانش جدید و باالرفتن ظرفیت سازمان می گردد. در صورت به کارگیری دانش و تجربیات در موقعیت های جدید، آن تجربیات پایش و اصالح شده و مجموعه جدیدی به دست می آید. گام اصلی در فرآیند مدیریت دانش تسخیر تجربیات و اضافه کردن آن به کارکردهای مدیریت دانش است. دانش به کار گرفته شده بایستی اثر خود را در افزایش اثربخشی یا افزایش بهره وری سازمان نشان دهد.

_نگهداری دانش (ذخیره سازی دانش): retention Knowledge
برای ذخیرهسازی دانش پس از تعیین میزان اهمیت دانش کسب شده، مراحل زیر جهت حفظ و نگهداری دانش طبق فرم ثبت درس آموخته پیوست A-01-01-M29-FP انجام میپذیرد:
_ مبادی ثبت درسآموخته ها و تاریخ ثبت و نوع پروژه مورد نظر و موقعیت موضوع
_تعیین کلمات کلیدی و مورد اهمیت در دانش کسب شده (جهت دسترسی راحتتر به تجربیات و دانش کسب شده)
_تعیین منشا دانش کسب شده از منظر موفقیت یا عدم موفقیت.
_ دسته بندی و تعیین حوزه های دانش کسب شده بر اساس حوزه های دانش مدیریت پروژه (استاندارد مدیریت پروژه)

پروژه Guide PMBOOK شامل:

_حوزه دانش مدیریت یكپارچگی پروژه: فرآیندها و فعالیتهای الزم، جهت شناسایی، تعریف، ترکیب، یكسانسازی و هماهنگسازی فرآیندها و فعالیتها در گروههای فرآیندی مختلف مدیریت پروژه
 _حوزه دانش مدیریت محدوده پروژه: فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از شامل بودن تمام کارهای مورد نیاز جهت دستیابی به موفقیت پروژه
_حوزه دانش مدیریت زمان پروژه: فرآیندهای الزم جهت مدیریت پروژه جهت تكمیل به موقع آن
 _حوزه دانش مدیریت هزینه پروژه: فرآیند تخمین هزینه، بودجه بندی و کنترل هزینه، به منظور تكمیل پروژه با بودجه تایید شده
_حوزه دانش مدیریت کیفیت پروژه: فرآیندها و فعالیتهای سازمان اجرایی که سیاستها،اهداف و مسئولیتهای کیفی را جهت برآورده سازی نیازهای متعهد شده، تعیین میکند.
 _حوزه دانش مدیریت منابع انسانی پروژه: فرآیندهای سازماندهی، مدیریت و هدایت تیم پروژه
 _حوزه دانش مدیریت ارتباطات پروژه: فرآیند تولید، جمع آوری، توزیع، ذخیره و بازیابی به موقع و مناسب اطالعات پروژه
 _حوزه دانش مدیریت ریسك پروژه: فرآیند هدایت برنامهریزی مدیریت ریسك، شناسایی،تحلیل، برنامه ریزی واکنش و نظارت و کنترل ریسكهای پروژه در جهت افزایش احتمال و وقوع ریسكهای مثبت و کاهش احتمال و وقوع ریسكهای منفی
 _حوزه دانش مدیریت تدارکات پروژه: فرآیندهای الزم به منظور خرید یا جذب محصول،خدمت یا نتیجه مورد نیاز از خارج از تیم پروژه
_حوزه دانش مدیریت ذینفعان پروژه: فرآیندهای مورد نیاز جهت شناسایی افراد، گروهها وسازمانهای اثرگذار بر پروژه به منظور توسعه استراتژیهای مدیریتی مناسب برای اخذ

مشارکت ذینفعان در تصمیمات و اجرای پروژه
_تعیین منشا درس آموخته از منظر تجربیات و دانش کسب شده در درون سازمان و یا منابع برون سازمانی
_شرح کامل و جامعی از دانش کسب شده و اطالعات کامل کلیه ریسكها و یا روشها و تكنیكهایی که باعثموفقیت شدهاند و نتایج عملكرد تیمهای کاری، مدیریت تغییر، مدیریت فرایندها، حل مسایل، مدیریت تاخیرات،
گزارشها و نتایج و …
_ منضم کردن مستندات و مدارک مربوط به دانش کسب شده

یك سیستم نگهداری دانش، باید شامل ویژگیهای زیرباشد:
_ ساختار یافته باشد تا سیستم بتواند آن را به سرعت پیدا کرده و به طرز صحیحی عرضه نماید.
_ طبقه بندی و سازماندهی شده باشند تا از طریقی کوتاه و روشن به استفاده کننده عرضه شوند.
_ برای کسانی که به آن نیاز دارند، به صورت یكپارچه و به موقع، در دسترس باشد.
فرم ثبت درس آموخته تهیه شده، باید به ترتیب به تایید مدیر پروژه مربوطه و مدیر بخش مربوطه و پس از آن به تایید وتصویب مدیریت عامل برسد.
تكمیل و تصویب فرمهای درس آموخته تهیه شده توسط همكاران موجب تاثیر در ارزیابی عملكرد ایشان و تشویق ازجانب مدیریت عامل خواهد شد. به ازای هر 5 مورد درس آموخته تصویب شده، متناسبا پاداش هایی از جمله مرخصی روزانه، پرداخت نقدی و یا تقدیرنامه تعلق خواهد گرفت.

ارزیابی و پایش دانش کسب شده : retention Knowledge
در پایان هر سیكل دانشی، بایستی دانش به دست آمده به لحاظ میزان رشدی که در سازمان ایجاد نموده، ارزیابی شود.
ارزیابی دانش کسب شده در بازههای زمانی 6 ماهه صورت میپذیرد. مسئولیت ارزیابی و پایش دانش کسب شده برعهده کمیته کیفیت و با نظارت مدیر پروژه/مدیر بخش مربوطه میباشد.

مدیریت پروژه سازمانی گروه کسب و کار وندا

1 دیدگاه برای “مدیریت دانش پروژه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

ضبط پیام صوتی

زمان هر پیام صوتی 2 دقیقه است